Bellers kunnen om verschillende redenen berichten achterlaten op uw voicemail. Sommige berichten kunnen vriendelijke herinneringen zijn aan belangrijke zakelijke informatie en contacten. De dingen die u op uw voicemailbericht zegt, of dit nu een persoonlijke voicemail of zakelijke voicemail is, zullen een belangrijke rol spelen in de informatie die u van bellers ontvangt. Er is enige basisinformatie die u altijd op uw voicemail moet vermelden.
Uitgaand bericht
Het eerste wat u moet doen bij het achterlaten van een uitgaand bericht is om uw naam, organisatie en telefoonnummer te identificeren. Het tweede dat u moet doen is uw beschikbaarheid aanspreken. U kunt bijvoorbeeld zeggen dat u niet beschikbaar bent en u de tijd en de dag geeft waarop u terugkomt. Definieer tot slot het type informatie dat u terug wilt op de voicemail, zoals naam, bedrijf, nummer en eventueel een bericht. Een typische uitgaande voicemail kan zo klinken: "Ik ben Bob Smith met Sampson, Inc. op 555-555-5555. Ik ben vandaag niet beschikbaar tot 4 uur, maar laat alsjeblieft je naam, bedrijf en nummer achter en ik bel je telefoontje meteen terug. Bedankt. "Vergeet niet om kort te zijn en duidelijke, beknopte instructies te geven aan de beller.
Vermijd problemen
Bellers kunnen soms verkeerde nummers bellen. Door uw naam, organisatie en telefoonnummer niet op uw uitgaande bericht te vermelden, kunt u vaak berichten ontvangen die niet voor u bestemd zijn. Door deze informatie te vermelden, zorgt u ervoor dat de beller weet dat hij de juiste persoon heeft bereikt of dat hij het juiste nummer heeft gekozen. U kunt uw beller al dan niet aanmoedigen om een bericht achter te laten. Als u hen niet aanmoedigt om een bericht achter te laten, is het voor u moeilijk om het belang van het telefoontje te beoordelen. Als u veel voicemailberichten ontvangt, zijn deze berichten belangrijk om te bepalen welke telefoontjes snel moeten worden geretourneerd en hoe u zich kunt voorbereiden op het telefoongesprek. Als u berichten aanmoedigt, moet u de beller vragen kort te zijn of het bericht samen te vatten. Voicemails met lange berichtverklaringen kunnen omslachtig worden of kunnen niet nodig zijn, waardoor u uw tijd verspilt.
Voeg e-mail, sociale media toe
Omdat zoveel informatie via sociale media wordt gedeeld, moet u waarschijnlijk overwegen om online contactinformatie aan uw uitgaande bericht toe te voegen. De uitdaging bij het verlaten van contacten met sociale media is om de beller te laten begrijpen waar hij moet vertrekken. Mogelijk moet u uw naam spellen en niet aannemen dat de beller het weet. Als u wilt dat een beller een bericht achterlaat op uw e-mailadres, wilt u misschien zeggen "U kunt een e-mailadres bij Bob Smith achterlaten op Sampson dot com" of "U kunt een bericht achterlaten bij bobsmith bij sampson dot com. "Gebruik je gezond verstand, maar beschrijf je naam en de naam van je bedrijf geeft de beller de beste kans om de informatie correct te krijgen. Het is geen goed idee om URL-adressen te vermelden, zoals Facebook of Twitter, omdat die verwarrend kunnen zijn. Als je denkt dat dit de beste plaatsen zijn om je berichten achter te laten, zeg dan op je uitgaande bericht: "Je kunt ook een bericht achterlaten op mijn Facebook-pagina."
