Payroll-memo's geven medewerkers informatie over nieuwe wijzigingen in het bedrijfsbeleid en herinneren medewerkers aan het huidige beleid. Als werknemers bijvoorbeeld gewoonlijk vergeten hun tijdkaarten te ondertekenen, kan een korte memo hen eraan herinneren dat ze verplicht zijn. Als, vanwege een vakantie, cheques een dag eerder beschikbaar zullen zijn, kunt u een memo gebruiken om werknemers op de hoogte te stellen. Stuur alleen memo's naar het benodigde personeel. De salarisadministratie moet salarismemo's met loonstrookjes of winstoverzichten opnemen om ervoor te zorgen dat werknemers de memo ontvangen.
Schrijf de kop. Vermeld de datum, ontvangers, van en onderwerp. Bijvoorbeeld: 12/01/2020 Aan: alle werknemers van: salarisafdeling Onderwerp: vroege betaaldag
Schrijf de inhoud van de memo; dit is uw reden om de memo te schrijven. Bijvoorbeeld: "Vanwege de kerstvakantie zijn de salariscontroles op de 23e beschikbaar." Maak een spatie van je alinea's en, als je memo meer dan één heeft, dubbele spatie na elke alinea.
Schrijf je afsluiting. Hoewel u niet zo formeel hoeft te zijn als in een zakelijke brief, neemt u een afsluitingsverklaring en de naam van uw afdeling op. Bijvoorbeeld: "Als u vragen hebt, neem dan contact op met de salarisadministratie." Dank u. " Voeg een telefoonnummer toe als uw afdeling een eigen extensie heeft.
Tips
-
Houd er rekening mee dat wanneer u een memo naar alle medewerkers stuurt om hen te herinneren aan het bedrijfsbeleid, sommige werknemers de actie correct uitvoeren, zodat u de notitie niet hardvochtig wilt noemen. Bijvoorbeeld: "Even een snelle herinnering aan het bedrijfsbeleid dat werknemers hun tijdkaarten moeten ondertekenen. Bedankt!" Meldingen van beleidswijzigingen moeten eenvoudig en to the point zijn, maar geef uw contactgegevens op voor vragen. Bijvoorbeeld: "Vanaf 28 januari 2012 moeten werknemers hun vergoedingen wekelijks inleveren. Neem bij vragen contact op met Susie via nummer 210. Dank u." Als u een kopie van de notitie naar een andere persoon, zoals de bedrijfseigenaar, verzendt, plaatst u een CC-lijn onder het onderwerp voor de naam van de persoon. Texas A & M University beveelt het gebruik van subkoppen aan voor memo's langer dan drie alinea's. Gebruik briefhoofdpapier op uw memo's om de lezer te laten weten dat het een officiële memo is. Ontvang toestemming van uw afdelingsmanager of de bedrijfseigenaar voordat u memo's verzendt.
Waarschuwing
Memo's die in ongebruikelijke lettertypen zijn geschreven, kunnen moeilijk leesbaar en onprofessioneel zijn. Gebruik een standaardlettertype en laat de tekst doorlopen met de linkermarge voor een betere leesbaarheid.Zelfs als de memo een klacht is, moet u voorzichtig zijn met de woorden die u kiest bij het schrijven. Blijf te allen tijde professioneel.
