Alle non-profitorganisaties hebben statuten: een reeks regels die zaken regelen als lidmaatschap, bestuurs- of directeursbevoegdheden, taken en samenstelling, organisatieambtenaren en hun taken, financiële administratie en regels voor het maken van statutenwijzigingen of -wijzigingen. Statuten zijn geen openbare documenten en geen enkele overheidsinstelling vereist of inspecteert ze… ze bestaan als een fundamenteel kader of playbook dat beschrijft hoe de organisatie zal functioneren om eerlijkheid, transparantie en verantwoording te garanderen.
Informeer alle bestuursleden of directeurs van een organisatie op een geplande vergadering om de statuten aan te passen. Het vereiste aantal opzeggingen wordt vaak gespecificeerd binnen de huisregels van een organisatie zelf. Zorg voor voldoende kennisgeving vooraf zodat niemand de organisatie kan beschuldigen van pogingen om gekwalificeerde personen uit te sluiten van deelname.
Tel de aanwezige leden om ervoor te zorgen dat u een "quorum" hebt - het minimum aantal bestuursleden of directeuren dat vereist is om officiële zaken te doen. Dit aantal is meestal gewoon een meerderheid van de bestuursleden of bestuurders, en wordt opnieuw het vaakst vermeld binnen de statuten zelf.
Benoem één lid om gedetailleerde aantekeningen van de vergadering te maken, tenzij u al een aangewezen bestuurssecretaris heeft als een officier van de organisatie.
Bel de vergadering om te bestellen (meestal uitgevoerd door de bestuursvoorzitter) en voer de gewenste statutenwijzigingen in. Reserveer ruim voldoende tijd voor het bestuur om de veranderingen te bespreken, alternatieven te bespreken en vragen te stellen over de voorgestelde statutenwijzigingen.
Stem een stemming over de voorgestelde wijzigingen (opnieuw, meestal gedaan door de bestuursvoorzitter), waarbij de secretaris nota neemt van de uitkomst van de stemming.
Druk de gewijzigde statuten (indien de voorgestelde wijzigingen worden goedgekeurd) af en deel deze uit aan de bestuurders of bestuursleden. Houd te allen tijde een extra exemplaar beschikbaar voor openbare inspectie op het hoofdkantoor van uw organisatie.
