Statuten regelen en controleren de werking en het bestuur van een organisatie. De statuten moeten nuttig zijn voor de organisatie en procedures voor bestuurskwesties bieden, zoals de selectie van ambtenaren, het verwijderen van bestuursleden, het instellen van commissies en lidmaatschapsverantwoordelijkheden, bijvoorbeeld. Omdat statuten effectief zijn, is eenvoudige en duidelijke taal cruciaal en moeten de gespreksonderwerpen beperkt en beknopt zijn. Het hebben van gecompliceerde statuten die het lidmaatschap niet begrijpt, maakt het doel van de statuten teniet en is een verspilling van ieders tijd. Ook zijn statuten - eenmaal vastgesteld - een juridisch document met straffen voor overtreding.
Bekijk de statuten van andere organisaties en identificeer wat u leuk vindt of niet leuk vindt aan elk document. Selecteer de beste delen uit de voorbeeldstatuten en gebruik ze als een ruwe sjabloon of kader om te beginnen met het maken van uw eigen statuten.
Vorm een kleine commissie uit het algemeen lidmaatschap en de bestuursleden en vraag de commissie om het document in de ontwerpfase te beoordelen. Het doel is om problemen, andere te behandelen onderwerpen en de bijzonderheden van de overeengekomen procedures te identificeren, zodat u geen tijd verspilt aan het schrijven van iets dat nooit zal worden goedgekeurd.
Maak een sectie om de naam van de organisatie en de doelen, het doel en de missie ervan vast te stellen. Je kunt specifiek de missie van het bedrijf opnemen in deze sectie - of je kunt er eenvoudigweg naar verwijzen - maar hoe dan ook moeten de beschrijving van het doel en de operaties rechtstreeks betrekking hebben op de missie.
Voeg secties toe om de organisatiestructuur te specificeren, inclusief de rol van het lidmaatschap en de verantwoordelijkheden van de leden, contributie; de samenstelling en verkiezingsprocedures van de raad van bestuur, de samenstelling van speciale commissies, de duur van de voorwaarden en procedures van de bestuursleden voor uit te stemmen leden.
Neem bepalingen op voor organisatorische besluitvorming, inclusief wie verantwoordelijk is voor wijzigingen in de statuten en hoe deze moeten worden beslist, de frequentie van vergaderingen, stemprocedures en het aantal stemmen dat vereist is voor een quorum.
Een laatste herziening van de statuten door het gehele lidmaatschap voltooien en dienovereenkomstig herzien. Zodra de definitieve versie is voltooid, moet het lidmaatschap of het bestuur - afhankelijk van uw procedures - stemmen om de statuten te accepteren. Beëindig de statuten door de datum toe te voegen waarop de stemming is bevestigd.
Herzie en herzie uw statuten op periodieke basis. Sommige organisaties specificeren zelfs in de statuten zelf de frequentie waarmee het document moet worden beoordeeld.
Tips
-
Vraag iemand die niet is aangesloten bij de organisatie om uw statuten te lezen. Corrigeer en reviseer items die niet vanuit het perspectief van een leek begrepen kunnen worden.
Waarschuwing
Vermijd jargon en speld acroniemen uit om verwarring te voorkomen en zorg ervoor dat uw documenten legaal correct zijn.
