Zakelijke reiskosten zijn een van de meest beheersbare kosten in een organisatie en het vaststellen van dagtarieven is een manier om die uitgaven op een redelijk niveau te houden. Bedrijven kunnen gegevens uit de Amerikaanse overheid en ander onderzoek uit de industrie gebruiken om de juiste gemiddelde dagelijkse kosten voor maaltijden voor reizigers te bepalen. Individuele zakenreizigers moeten altijd rekening houden met het interne beleid van hun bedrijf wanneer ze dineren tijdens het reizen.
bronnen
De Amerikaanse General Services Administration stelt jaarlijks per dag tarieven vast die voedsel- en verblijfskosten omvatten voor reizigers met activiteiten van de federale overheid. Veel bedrijven gebruiken dit als richtlijn bij het bepalen van hun eigen dagelijkse vergoeding of aanvaardbare vergoedingen voor zakelijke reizigers. Voor maaltijdkosten bestudeert de General Services Administration elke drie tot vijf jaar enkele duizenden restaurants om zijn tarieven te informeren en controleert hij regelmatig verzoeken van reizigers om te onderzoeken of specifieke gebieden tussendoor moeten worden bijgewerkt. Vanaf de publicatie van dit artikel variëren die prijzen van $ 46 tot $ 71 per dag voor ontbijt, lunch en diner. Evenzo stelt het Amerikaanse Office of Allowances de tarieven voor maaltijden per dag voor internationale steden vast. Andere bronnen voor het instellen van voedsel per dag zijn onder meer Business Travel News, dat elk jaar onderzoek doet naar restaurants voor maaltijdkosten in 100 belangrijke zakenreiststeden in de Verenigde Staten. Die percentages zijn hoger dan die van de General Services Administration, omdat ze rekening houden met maaltijden en cocktails in luxe restaurants. Vanaf de publicatie van dit artikel waren ze gemiddeld ongeveer $ 85 per dag.
Aardrijkskunde
Ongeacht de bron, schommelen de prijzen voor voedsel per dag in aardrijkskunde. De General Services Administration stelt bijvoorbeeld een standaardtarief vast voor de continentale Verenigde Staten, maar stelt ook aparte tarieven vast in steden met hogere maaltijdkosten. Grote steden zoals New York, Chicago, Los Angeles en San Francisco blijven aan het hogere einde van de maaltijdprijs. In 2011 besteedt de groep bijvoorbeeld $ 71 voor dagelijkse maaltijden en incidentele kosten in deze steden, vergeleken met de standaardtarieven van $ 46. Tweederangssteden voeren over het algemeen maaltijden per dag in het midden van deze twee uitersten.
overwegingen
Bedrijven hebben twee algemene routes voor het afdekken van personeelskosten tijdens het reizen: ze kunnen een dagtarief instellen of rechtstreeks afgeven, of ze kunnen de kosten van een reis rechtstreeks aan de werknemers vergoeden. Als ze ervoor kiezen per dag uit te geven op basis van de standaarden voor algemene services, kunnen ze kiezen voor een vereenvoudigde 'high-low'-methode in plaats van voor elke afzonderlijke regio per dag uit te geven.In deze methode ontvangen dure gebieden - grote en enkele secundaire steden - één dagtarief en krijgen alle andere gebieden een lager tarief. Omdat de dagda- gen van de overheid in de meeste gevallen niet toerei- kend zijn om duurdere maaltijden voor executive reizigers te dekken, kiezen veel bedrijven ervoor om eenvoudigweg de maaltijdkosten te vergoeden, hoewel ze vaak ook capsules uitgeven die op de hoogte zijn van dagtarieven om de kosten onder controle te houden.
Belasting informatie
Bedrijven die het gemiddelde dagdagelijkse gebruik van algemene services gebruiken voor voedsel en andere reiskosten krijgen één voordeel in vereenvoudigde rapportage in overeenstemming met de belastingwetten voor de belastingdienst. Terwijl bedrijven die vergoeden gedetailleerde kwitantie en andere gegevens voor deze reizen moeten bijhouden, hoeven degenen die goedgekeurde dagtarieven gebruiken alleen gegevens van de reis zelf bij te houden, niet individuele uitgavenbewijzen van de reis. Als u als zelfstandige werkt, kunt u ook de dagvergoedingen gebruiken als leidraad bij het aftrekken van bedrijfsuitgaven van uw belastingen. U kunt een deel van de standaard maaltijdvergoeding, meestal ongeveer 50 procent, aftrekken als een uitgave in plaats van het bijhouden van de tabbladen van elke maaltijdbon.
