Memo's zijn brieven die dienen als interne communicatie voor een organisatie. Ze zijn een vorm van zakelijk schrijven en zijn eenvoudig. Het is belangrijk om de memo zo beknopt mogelijk te houden, enkelvoudig gespatieerd en uitgelijnd aan de linkerkant. Memo's worden meestal gebruikt voor het verspreiden van informatie over nieuwe producten, nieuws en beleid van het bedrijf. Hier zijn de stappen voor het formatteren van een eenvoudige memo.
Items die je nodig hebt
-
Papier
-
Computer
Een notitie voor de vaste kopie maken
De bedrijfsnaam moet bovenaan de brief worden weergegeven. Dit gebeurt meestal eenvoudigweg met briefhoofdpapier. Het woord "Memorandum" moet op de pagina worden gecentreerd en vetgedrukt, net onder het briefhoofd.
Datum, Naar, Van, Onderwerp: deze elementen moeten allemaal worden opgenomen, elk geschreven op een eigen regel.
Openingsverklaring: de opening presenteert het doel van de memo in een zin of twee. Het doel zou een probleem kunnen zijn, nieuwe informatie kunnen aankondigen of de locatie en het tijdstip van een vergadering kunnen veranderen.
Discussie: dit is de kern van de memo zoals deze na de opening verschijnt. Memo's zijn duidelijke brieven die verwijzen naar een relatief eenvoudig probleem, maar als meer details over het probleem of de situatie moeten worden aangepakt, gebruik dan kopjes om alinea's in te voegen die inhoud inkapselen en informatie organiseren. Voor nog meer gebruiksgemak, kunnen de belangrijke details worden opgesplitst in lijsten en opsommingen.
Sluiten: het sluiten benadrukt een actie die vereist is van de kant van de ontvanger. Het kan ook aangeven wat er wordt gedaan om een probleem op te lossen en de bijbehorende stappen. De brief zou op een beleefde manier moeten sluiten. Memo's kunnen ondertekend of niet ondertekend zijn
