Beleid en procedures zijn vereisten voor de meeste organisaties. Velen moeten dit soort documenten schrijven omdat ze moeten voldoen aan regelgeving, zoals de International Organization for Standardization (ISO). ISO is een familie van normen die zich richt op het verbeteren van de kwaliteitsborging. Een van de meest voorkomende voorbeelden van beleid en procedures die organisaties schrijven, is de Standard Operating Procedure (SOP).
beleid
Beleidsregels geven de regels aan die het bedrijf door de hele organisatie of afdeling zal implementeren. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld een beleid over wachtwoorden. Het kan zijn dat werknemers elke 60 dagen wachtwoorden moeten wijzigen. Het beleid kan ook bepalen dat het systeem werknemers 14 dagen van tevoren op de hoogte brengt van het verlopen van hun wachtwoorden. Beleid moet duidelijk, beknopt en consistent zijn. Beleid zal ook acroniemen bevatten. De schrijver moet ze uitspreken wanneer ze voor de eerste keer worden gebruikt en vervolgens de afkortingen gebruiken in de rest van het beleid.
Procedures
Procedures implementeren beleid. Procedures bieden gedetailleerde informatie, zoals stapsgewijze instructies over het uitvoeren van taken. Een voorbeeld van een procedure is hoe u nieuwe netwerkaccounts kunt maken. De eerste stap kan zijn dat de manager een formulier moet invullen voor zijn nieuwe aanwerving. Het formulier kan van de manager eisen dat deze informatie verstrekt, zoals de volledige naam van de nieuwe verhuurder, de functie en de afdeling waar de nieuwe huur zal werken. De manager legt het formulier vervolgens voor aan de IT-afdeling. De netwerkbeheerder heeft dan procedures die ze moet volgen. Deze kunnen bestaan uit het instellen van een e-mail- en netwerkaccount en het maken van een beveiligingsbadge. Procedures moeten gemakkelijk te volgen zijn. Het is belangrijk om te onthouden dat procedures in de loop van de tijd veranderen. Daarom moet het bedrijf deze minstens één keer per jaar beoordelen. Het moet iemand aanduiden om de procedures bij te werken. Net als beleid moeten procedures consistent, beknopt en nauwkeurig zijn.
SOP
SOP staat voor Standard Operating Procedure. Dit type document beschrijft wat de organisatie en haar afdelingen doen. Daarnaast worden de rollen en verantwoordelijkheden van de medewerkers uitgelegd. Vervolgens bevat de SOP gewoonlijk beleid en procedures voor elke afdeling. Het beleid dekt bijvoorbeeld de regels voor het kopen van hardware. Vervolgens geeft de procedure stapsgewijze instructies voor het aanschaffen van hardware. Hoewel de SOP voornamelijk uit tekst bestaat, moet een goede organisatie organigrammen, diagrammen, stroomdiagrammen en werkstromen omvatten.
