Voordat e-mail populair werd, vormden faxtransmissies de enige manier om schriftelijke communicatie snel te verzenden. Ze konden in een paar korte minuten over honderden of duizenden mijlen papieren en afdrukken bezorgen. Sinds e-mail op grote schaal is gebruikt, hebben sommige bedrijven faxapparaten volledig verlaten. Toch hebben faxen een aantal voordelen ten opzichte van e-mailcommunicatie.
Problemen met papier
Aangezien faxverzendingen papier en e-mail niet gebruiken, stellen problemen met het papier de faxcommunicatie benadeeld. Net als printers kunnen faxapparaten papierstoringen ondervinden. In tegenstelling tot printers kunnen deze papierstoringen optreden in een van de twee machines die nodig zijn om een faxverzending te voltooien. Het originele document kan vastlopen in het verzendende faxapparaat, waardoor het document mogelijk onbruikbaar wordt als de papierstoring ernstig genoeg is. Aan de ontvangende zijde kan het papier waarop wordt afgedrukt vastlopen in het faxapparaat, waardoor het hele proces wordt verstoord. De ontvangende machine kan ook het papier opraken, en de gebruiker die dat doet, realiseert zich mogelijk niet dat het papier al een tijdje weg is. Deze vertraging kan ertoe leiden dat tijdgevoelige berichten gedurende uren of zelfs dagen onbeantwoord blijven.
Eenstapsproces
Een van de grootste sterke punten van faxverzendingen is wanneer een persoon te maken heeft met een ondertekend document of een document dat alleen op papier bestaat. Als die persoon het document in een e-mail wil verzenden, moet hij het document voorzien van een scanner of een multifunctionele printer. De gebruiker moet vervolgens de gescande afbeelding bewerken voordat hij een plek op de harde schijf van de computer kiest om het gescande document op te slaan. Wanneer de persoon de e-mail verzendt, moet het scanbestand als bijlage bij de e-mail worden gevoegd. Een persoon die een fax gebruikt daarentegen plaatst het document gewoon in de machine en slaat een paar toetsen om het naar de ontvangende partij te sturen.
editing
Documenten die per e-mail worden verzonden, kunnen door een gebruiker worden bewerkt, maar documenten die per fax worden verzonden, kunnen dat niet. In situaties waarin de twee partijen samenwerken aan een project, helpt de mogelijkheid om het document te bewerken die samenwerking te vergemakkelijken, waardoor beide gebruikers gemakkelijk wijzigingen snel kunnen aanbrengen. Als de twee partijen een vijandige relatie hebben, kan een faxtransmissie aantrekkelijker zijn. De aard van het papieren faxdocument maakt het wijzigen van het document om de ander te belasteren of te manipuleren, moeilijker.
Combinatie
Veel computers en printers kunnen tegenwoordig zowel faxen als e-mail verzenden. Dit betekent dat digitale bestanden kunnen worden verzonden van een computer naar een faxapparaat, waar het wordt geleverd als een papieren versie. Deze computers en printers kunnen ook faxverzendingen ontvangen van faxmachines, wat de voordelen van zowel fax als e-mail oplevert.
