Wanneer u een professioneel rapport moet schrijven, bent u misschien verward over de informatie die u wilt opnemen. Zakelijk schrijven, met name voor rapporten, heeft vaak een indeling en stijl die moet worden gevolgd. Wanneer u gewend bent te schrijven in het formaat en de stijl die vereist zijn voor professionele rapporten, zou u in staat moeten zijn snel en gemakkelijk een rapport op te stellen.
Bekijk de stijl van het schrijven van rapporten. Anders dan het schrijven van verhalen of essays is het schrijven van rapporten zeer efficiënt. Alle overtollige woorden moeten worden verwijderd en de taal is eenvoudig en direct. Gebruik actieve stem en vermijd overbodige informatie.
Voeg opsommingstekens toe wanneer u maar kunt. In plaats van iets in de vorm van de zin uit te leggen, zal een rapport het met een lijst met opsommingen uitleggen. De kenmerken van een bedrijfsproject zouden bijvoorbeeld niet in alinea-indeling worden geschreven, maar eerder worden opgesomd met kogels.
Verdeel alinea's zodat ze maar een paar regels lang zijn. Rapport schrijven bevat geen lange paragrafen.
Vermijd het opnemen van informatie die uw publiek al kent. Met een essay ga je er vaak van uit dat de lezer niets weet van het onderwerp. Schrap bij het schrijven van een rapport alle informatie die uw publiek al kent. Als u bijvoorbeeld een rapport schrijft over een nieuw bedrijfsbeleid voor het leidinggevend personeel, voeg dan geen algemene informatie over uw bedrijf toe die de managers al zouden kennen. Die informatie kan echter wel worden opgenomen als het rapport betrekking heeft op een groep nieuwe werknemers.
Voeg aanvullend materiaal toe aan het bedrijfsrapport. Zaken als grafieken, grafieken, foto's, tabellen, diagrammen en andere beelden kunnen worden gebruikt om het rapport te verbeteren en de betekenis duidelijker te maken.
Zet kopjes in het rapport om het verwijzen naar de verschillende secties gemakkelijker te maken voor de lezer.
