Projectcoördinatie verwijst over het algemeen naar het plannen en beheren van meerdere taken tegelijkertijd. Coördinatie is essentieel voor een bedrijf dat zich bezighoudt met twee of meer gerelateerde projecten. Projecten variëren op basis van bedrijfsdoelstellingen, maar kunnen ook het lanceren van een nieuw product zijn of het uitbreiden van diensten naar nieuwe gebieden. Een projectcoördinator heeft vaak verschillende rollen en verantwoordelijkheden, afhankelijk van de industrie, bedrijfsgrootte en projectdoel. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld afzonderlijke projectcoördinatoren aanwijzen voor binnenlandse en internationale aangelegenheden; overwegende dat kleine ondernemingen de basishandeling van projectcoördinatie in een beheersrol kunnen weven. Projectcoördinatoren kunnen dienen als beslissers of assistenten om leidinggevenden te leiden.
Basics
De projectomvang (bijvoorbeeld het integreren van projecten met verschillende teams of het overwegen van alternatieve opties) en het tijdskader (zowel de korte als de algemene deadline) zijn essentiële kenmerken - vooral omdat een succesvolle coördinatie langdurige planning vereist in combinatie met een naadloze uitvoering. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een nieuwe locatie wil openen, moet u nauwkeurig anticiperen hoe lang het duurt om een winkel te bouwen, de benodigde vergunningen te verkrijgen, meubels of apparatuur te kopen en voldoende personeel aan te nemen en op te leiden. Een vertraging bij het ontvangen van essentiële benodigdheden kan dus een heel project beïnvloeden, bijvoorbeeld door extra projectkosten toe te voegen.
werknemers
Om efficiënt te blijven, kunt u overwegen een persoon of een team van mensen aan te stellen als projectcoördinator (s). Projectcoördinatoren moeten over sterke probleemoplossende vaardigheden beschikken om te anticiperen op en reageren op onverwachte vertragingen of situaties. Bovendien moeten ze in staat zijn om te communiceren en te onderhandelen met verschillende soorten mensen. Als een project het werken met een bedrijf in Mexico betreft, moeten coördinatoren beseffen dat de zakelijke gebruiken in Mexico verschillen van die in de Verenigde Staten. Als u geen onafhankelijke projectcoördinatorrol kunt creëren, pas dan de taken van de projectcoördinator aan als een assistent voor het uitvoerend team. Een projectassistent kan bijvoorbeeld vergaderingen plannen, agenda's voorbereiden en de voortgang beoordelen met het algemene doel om projectefficiëntie te ondersteunen.
Software
Neem softwareprogramma's op om de efficiëntie te vergroten, bijvoorbeeld om projectbestanden bij te houden en belangrijke informatie te beheren. Voor bepaalde projecten werken spreadsheets, grafieken of wandkaarten goed. Je gebruikt ook programma's zoals Microsoft Excel of Project, of ontwikkelt zelfs eigen software. U kunt bijvoorbeeld een programma ontwerpen dat is gericht op een belangrijk aspect, zoals de totale gemaakte projectkosten of problemen met de kwaliteitscontrole. Zorg ervoor dat projectinformatie gemakkelijk toegankelijk blijft voor belangrijke deelnemers.
overwegingen
Sommige projecten hebben betrekking op mensen van verschillende organisaties of bedrijven die samenwerken om hetzelfde doel te bereiken. Analyseer continu projectrisico's, bijvoorbeeld als een teamlid niet in staat is om een vergunning te krijgen of op tijd leveringen te leveren. Projectcoördinatie moet noodplannen bevatten die indien nodig snel kunnen worden geïmplementeerd.
Beheer
Projectcoördinatiefasen omvatten meestal het maken van een algemeen doel, het plannen van essentiële taken, plus het uitvoeren en controleren van het project. Ontwikkel een SWOT (sterke, zwakke punten, kansen, bedreigingen) of STEP (sociale, technologische, economische en politieke) analyse in verschillende stadia om de projectvoortgang te evalueren.
