Procedureshandboeken geven instructies en aanwijzingen voor de dagelijkse werking van een onderneming. Handleidingen voor procedures zijn essentieel om de consistentie en kwaliteit van producten en diensten te waarborgen. Elk bedrijfsbelang van de individuele ondernemer tot kleine ondernemingen of grote bedrijven moet een procedureshandleiding hebben voor elk personeelslid als onderdeel van de geschreven taakomschrijving. Procedureshandboeken bieden ook een schriftelijk antwoord voor onvoorziene gebeurtenissen of oplossingen voor veelvoorkomende problemen. De oplossingen zorgen ervoor dat veelvoorkomende problemen telkens dezelfde reactie hebben.
Oplossingen en specifieke instructies
Procedureshandboeken die betrekking hebben op de werkprestatie-eisen van een personeelslid zorgen ervoor dat, indien en wanneer een nieuw personeelslid wordt aangenomen, de werkprestatie exact hetzelfde zal zijn. Wanneer personeelsleden afwezig zijn wegens ziekte of vakantie, kan de medewerker die de functie overneemt, handelen volgens het beleid door gebruik te maken van het procedureshandboek.
Snelle referentie
Handleidingen voor procedures geven een snel overzicht wanneer er een vraag of probleem is. De ontwikkeling van een procedureshandleiding voor elke bemande positie, product of dienst biedt de nodige consistentie en vervangt de mond-tot-mondreclame, die consequent onbetrouwbaar is. Herzieningen van het procedureshandboek worden meestal uitgevoerd telkens wanneer een nieuwe functie, product of dienst aan de organisatie wordt geïntroduceerd. Elke procedureshandleiding bevat een inhoudsopgave, een woordenlijst met termen en kopieën van formulieren die worden gebruikt bij de uitvoering van een taak.
Een handleiding maken
Zonder gedocumenteerde oplossingen, instructies en aanwijzingen zou er geen uniformiteit in het bedrijfsleven zijn. De beste presentatie voor een procedureshandleiding is een map, meestal een met drie ringen. Procedureshandboeken bevatten meestal minstens 100 pagina's. Illustraties voor de handleiding kunnen met een digitale camera worden gemaakt. Bedrijfsmanagers bepalen de informatie die moet worden opgenomen in het procedureshandboek door een overzicht te ontwikkelen en van elke persoon in de afdeling input te vragen die het procedureshandboek zal beïnvloeden. Medewerkers van specifieke afdelingen hebben kennis van problemen en problemen die vaak op die afdeling voorkomen.
Deskundig advies
Managers die een procedureshandleiding opstellen, vragen ook advies aan deskundigen die een bewezen staat van dienst hebben met oplossingen en het ontwikkelen van procedures en beleid. Een team van professionals, elk met een specifieke taak, documenteert het beleid en de procedures van een bedrijf voor het handboek. Elke procedure in de procedureshandleiding moet worden doorlopen voordat deze is opgenomen in de procedureshandleiding. Door elke procedure te doorlopen, kan het team zien hoe effectief de voorgestelde oplossing zal zijn.
Afbeeldingen in een Procedures-handleiding
Foto's zijn opgenomen in procedureshandleidingen, vooral als er meerdere stappen nodig zijn om een taak uit te voeren. Mensen zullen vaak beter reageren op schriftelijke instructies of aanwijzingen ondersteund door afbeeldingen of illustraties.
