Het is belangrijk om een gegevensrapport te schrijven dat het onderwerp effectief communiceert met drukke leidinggevenden die slechts een paar minuten nodig hebben om uw rapport te doorlopen. Een van de belangrijkste dingen om op te nemen, is een visuele weergave van de belangrijkste gegevens, zoals diagrammen en grafieken. Je moet ook de taal beknopt en vrij van jargon houden.
Overzicht van het schrijven van een goed analytisch rapport
De eerste stap is om het rapport te schetsen volgens de richtlijnen die u moet volgen. Elk bedrijf heeft meestal zijn eigen formaat voor het schrijven van rapporten en u bent verplicht om het formaat van uw te volgen. Dit overzicht geeft je in feite een routekaart die je moet volgen terwijl je het rapport schrijft en helpt je hopelijk om te gaan met elk blok van een schrijver dat later in de regel kan ontstaan. U moet uw rapport samenstellen om alle gegevens en de conclusies in een gemakkelijk leesbaar formaat uit te leggen en te analyseren. Als uw rapport lang is, moet u mogelijk ook een inhoudsopgave toevoegen.
Overweeg het visuele aspect
Gegevens kunnen op zichzelf abstract zijn en moeilijk in een context te plaatsen. U moet dus genereus zijn in het gebruik van grafieken, grafieken en tabellen om de resultaten van uw analyse te illustreren. Waar nodig kunt u verwijzingen in de tekst opnemen om essentiële afbeeldingen uit te leggen. Uw lezer moet kunnen weten wat het belangrijkst is voor elke afbeelding, dus u moet deze benadrukken in plaats van alleen maar te beschrijven wat al zichtbaar is. Zorg er ook voor dat uw tekstverwijzingen in de buurt komen van de afbeeldingen waarnaar ze verwijzen, zodat uw lezers de verbinding tussen de twee kunnen maken.
Maak een ruw concept
Zodra u klaar bent met een omtrek, maakt u een ruwe schets met de belangrijkste informatie, gestructureerd volgens de omtrek. De technische details zijn nu niet belangrijk; ze kunnen later worden toegevoegd. Het idee is om de belangrijkste informatie eerst op te nemen, zodat de lezer deze gemakkelijk kan vinden wanneer ze uw rapport ontvangen. Vergeet niet dat veel van uw lezers bezig zijn. Denk er ook aan voorzichtig te zijn met het gebruik van jargon en het waar mogelijk te vermijden.
De samenvatting en samenvatting
Hoewel ze aan het begin van uw rapport verschijnen, zijn de samenvatting en samenvatting de laatste aspecten die u zult schrijven. Beide secties vormen een samenvatting van het rapport en tonen de belangrijke conclusies van het rapport. Dat is waarom je ze als laatste schrijft.
De samenvatting bevat zijn eigen betekenis in een gegevensanalyseverslag. De reden dat het een samenvatting wordt genoemd, is dat het een samenvatting is voor de leidinggevenden van het bedrijf. Dit zijn vermoedelijk drukke mensen die geen tijd hebben om het hele rapport door te lezen en alle fijne details doornemen. Probeer daarom in de samenvatting zoveel mogelijk vast te leggen wat de belangrijkste punten van het rapport zijn, zoals het doel, de belangrijkste datapunten en de conclusie. Wees zo beknopt mogelijk en neem alleen de belangrijkste punten op. Als de directieleden onmiddellijk kunnen begrijpen waar het rapport over gaat, gewoon door het lezen van de samenvatting, dan heb je je werk gedaan.
Revisies maken
Herzie uw data-analyse zo vaak als u nodig hebt, en zorg ervoor dat u de informatie op een logisch samenhangende manier indient. Vermijd omvangrijke, saaie alinea's en gebruik witte ruimte om het rapport esthetisch aantrekkelijk te maken. Huidige getabuleerde informatie als diagrammen. En, ten slotte, vermijd overal het gebruik van passieve stem.
