Beveiligingsrapporten zijn bedoeld als een beknopte geschiedenis van gebeurtenissen die zijn gebeurd gedurende een specifieke periode. Deze rapporten moeten een traumatische gebeurtenis documenteren die iemand of iets heeft getroffen. Vanwege de ernst van deze incidenten, moet er veel zorg worden besteed aan het eerste onderzoek en aan het schrijven van uw rapport. U kunt nooit overschrijven als het gaat om het schrijven van een goed beveiligingsrapport.
Items die je nodig hebt
-
Beveiligingsrapport formulier
-
Zwarte inkt pen
-
Woordenboek
Het rapport schrijven
Haal een beveiligingsrapportformulier, zwarte inktpen en een woordenboek op. Het is een goed idee om uw rapport te beginnen met een ruwe conceptversie, omdat rapporten over het algemeen niet acceptabel zijn als ze fouten bevatten. Als er een paar grammaticale fouten optreden, kunt u woorden doorhalen door er een enkele lijn doorheen te tekenen. Gebruik nooit Wite-Out.
Vult u zorgvuldig alle 'gedetailleerde informatie'-vakjes in die u meestal bovenaan de rapportpagina vindt. Ze bevatten informatie zoals datum en tijd, type incident, locatie van het incident, slachtoffer- en getuige-namen, beschrijving van onderwerpen, gestolen of beschadigde eigendommen en een indicatie of hulpdiensten zijn aangemeld. Als een vak niet relevant is of als u niet over de juiste informatie beschikt, schrijft u "N / A" OF "UNK" in de doos.
Schrijf uw samenvatting van de gebeurtenissen in de sectie "narratief". Zorg ervoor dat u volledig documenteert "wie, wat, wanneer, waar, hoe en waarom." Schrijf uw rapport altijd duidelijk en objectief op met alleen de gepresenteerde feiten.
Geen emotioneel geladen woorden of meningen gebruiken. U kunt echter scheldwoorden of bedreigingen van personen vastleggen als deze absoluut noodzakelijk zijn. Documenteer alle relevante acties die zijn uitgevoerd door uw beveiligingsteam en door alle andere betrokken personen.
Beëindig het rapport door "Einde verslag" als laatste zin op te geven, zodat niemand anders uw documentatie kan manipuleren. Zorg ervoor dat u de onderkant van de pagina ondertekent en dateert om er een officieel document van te maken.
Tips
-
Dit artikel is geschreven alsof een beveiligingsbeambte een beveiligingsrapport aan het opstellen was. Dezelfde basisstappen voor het schrijven van uw rapport kunnen ook worden gebruikt bij het typen van een door de computer gegenereerd formulier. Het enige verschil zou zijn dat u uw spelling zou controleren met behulp van de spellingcontrole-functie van de computer.
Waarschuwing
Niet alleen kan uw melding in een rechtbank worden gebruikt, uw beveiligingsbonnen kunnen ook worden gedagvaard. Als u uw aantekeningen bewaart, zorg er dan voor dat u gemakkelijk kunt lezen wat u hebt geschreven en dat ze overeenkomen met de feiten in uw rapport. Als u de feiten niet duidelijk opschrijft terwijl ze zijn gebeurd, kunnen u en uw beveiligingsbedrijf gemakkelijk in diskrediet worden gebracht op de getuigenbank.
