Voor bedrijfseigenaren met online bedrijven heeft het geen zin om klanten te factureren met iets anders dan een factuurmail. Zelfs eigenaren van fysieke bedrijven vinden e-mailfacturen een grote verbetering ten opzichte van de traditionele versie van gemaild papier. De gemiddelde persoon controleert zijn e-mail ongeveer 15 keer per dag en ongeveer tweederde van de mensen controleert deze zodra ze 's ochtends uit bed rollen. Dit geeft uw factuur een prioritaire plaats in hun gedachten over elke papieren factuur die dagen later in hun mailbox arriveert. In de meeste gevallen kan dit leiden tot snellere en consistentere betalingen over de hele linie.
De voordelen van e-mailfacturen
Als u in het verleden klanten per post heeft gefactureerd, kunt u de voordelen van het overschakelen naar online facturering moeilijk bekijken. In de eerste plaats is papierloze facturering beter voor het milieu, waardoor miljoenen bomen worden vernietigd en talloze liters brandstof worden gebruikt in postbezorgingsvoertuigen. Als groen zijn belangrijk is voor uw klanten, kan online facturering indruk op u maken met uw toewijding aan de omgeving. Naast dit overduidelijke voordeel zijn er nog vele andere voordelen aan online facturering.
- Het verzenden van online facturen is veel goedkoper. In plaats van te betalen voor papier, enveloppen en postzegels, stuurt u eenvoudig een digitaal bericht via internet.
- Digitale facturen kunnen veiliger zijn. Ongeacht de horrorverhalen van zakelijke hackers, het is nog steeds zo gemakkelijk voor dieven om uit je mailbox te stelen als het jouw e-mail is.
- Het geeft uw klanten opties. Ze kunnen rekeningen betalen terwijl ze buiten de stad zijn, in het midden van de nacht of in een andere situatie die hen uitkomt.
- E-mails komen veel sneller dan papieren post. Als u contact wilt opnemen met een klant, kunt u dit direct doen in plaats van wachtende dagen voordat een envelop wordt afgeleverd.
- Met papierloze facturering kunt u uw gehele bedrijfsproces stroomlijnen. Het is mogelijk om al uw kantoorinformatie en programma's in te passen in een enkele laptop of tablet, waardoor uw bedrijf echt draagbaar is.
PayPal gebruiken om een factuur te verzenden
PayPal is een geldtransferbedrijf dat is ontworpen als een elektronisch alternatief voor cheques en postwissels. De vroege wortels begonnen in 2000 en groeiden snel genoeg om een openbare aanbieding in 2002 mogelijk te maken. De populariteit van eBay en andere sites die kleine bedrijven in staat stellen te gedijen, maakte PayPal de perfecte financiële partner voor talloze eigenaren van kleine bedrijven.
Tegenwoordig maakt PayPal financiële overdrachten tussen mensen of tussen bedrijven en particulieren mogelijk.Gebruikers kunnen via de PayPal-interface geld verzenden en ontvangen, waardoor mensen online geld kunnen verzenden zonder hun financiële informatie aan vreemden te geven. Als financiële tussenpersoon voor miljoenen transacties, kan PayPal facturering en boekhouding veel eenvoudiger maken dan met individuele factuuropties.
Als u PayPal wilt gebruiken voor het verzenden van facturen, moet u een zakelijk account instellen op de site. Nadat uw account is goedgekeurd, wat over het algemeen een dag of twee duurt, kunt u facturen maken en verzenden vanaf uw bureaublad of vanuit de app op uw mobiele apparaat. PayPal stuurt de factuur naar uw klant via een betalingslink en uw klant kan betalen via haar PayPal-rekening of haar bankpas of creditcard. Met PayPal kunt u uw facturen aanpassen met bedrijfslogo's en informatie, waardoor dit een professioneel ogende optie is voor zelfs de kleinste bedrijven.
Simplify door een factuurbedrijf te gebruiken
Afhankelijk van uw financiële kennis en zakelijke behoeften, vindt u een grote verscheidenheid aan factuurbedrijven die passen in uw factureringsplannen. Deze bedrijven bieden verschillende prijsniveaus aan, afhankelijk van het soort voordelen dat ze bieden, en ze hebben allemaal ten minste een standaardfactuursjabloon dat u kunt gebruiken.
Invoicely
Ongeoorloofd is een van de vele bedrijven die een gratis basisversie aanbieden om te proberen. Met hun basisversie kun je onbeperkt e-mails sturen zonder tijdslimiet, maar het is een afkorting voor de toeters en bellen die de duurdere abonnementen bevatten. Ga een of twee niveaus omhoog en je kunt functies zoals terugkerende instructies toevoegen, betalingen in andere vormen aannemen naast PayPal en meer dan standaard branding.
Ten gevolge
Due wordt bijna universeel beschouwd als de top vijf van alle online factuurdiensten. Ze staan bekend om hun over-the-top beveiliging, wat een bonus is voor elk klein bedrijf. Ze bieden internationale verwerking van betalingen, betalingen via bankpassen of creditcards en hun eigen beveiligde digitale portemonnee-systeem. Due biedt zelfs een miniboekje over facturering voor freelancers en andere eigenaren van kleine bedrijven aan.
SimplyBill
SimplyBill beweert dat dit het eenvoudigste factureringssysteem online is. Ze bieden ongeveer 40 verschillende factuursjablonen voor verschillende soorten bedrijven en de mogelijkheid om belastingtarieven op te nemen in uw facturen. Dit is essentieel als u producten in het hele land verkoopt. Elke factuur heeft een tracker die aangeeft wanneer de klant deze heeft geopend en hun spreadsheetprogramma geeft u van maand tot maand of van jaar tot jaar een geweldige momentopname van uw bedrijf. Als een van de minst dure factureringsopties online, kost SimplyBill slechts $ 5 per maand voor hun basisplan na een gratis proefperiode van twee weken.
Golf
Wave is uniek, niet in hun diensten maar in hun prijsstructuur. Ze bieden al hun facturatieservices gratis aan. U kunt facturen maken en verzenden vanaf hun site, inclusief periodieke facturen en facturen voor maandelijkse betalingsplannen. Facturen kunnen volledig worden aangepast om ze een professionele uitstraling te geven. U kunt zelfs onderweg facturen maken met hun app. De enige keer dat u met Wave wordt belast, is wanneer u betalingen via hen accepteert. Ze bieden creditcard- en banktransactiediensten aan via hun website en brengen een percentage van uw factuur in rekening als transactiekosten. Voor degenen die specifiek via PayPal of andere middelen factureren, kan de Wave-factuur een aantrekkelijk alternatief zijn.
Nadelen van factuur e-mails
Hoewel het verzenden van facturen per e-mail voor de meeste bedrijven de normaalste zaak van de wereld lijkt, kunnen er nadelen zijn aan het elimineren van de oude methode voor het factureren van papier. In de eerste plaats geven veel bedrijven er de voorkeur aan om een papieren kopie van alle transacties voor hun administratie te hebben. Terwijl u e-mails kunt afdrukken om in uw bestanden op te slaan, kan het voor sommige mensen worden gevraagd om hetzelfde te doen.
Het gebruik van online facturen kan leiden tot een lagere betalingssnelheid. Het kan eenvoudiger zijn om uw rekening te laten glippen bij klanten als ze niet een echt stuk papier in de hand hebben als herinnering. Vermijd dit gevaar door een systeem van herinneringsmails in te voeren wanneer betalingen te laat zijn.
Elektronische betalingen komen over het algemeen sneller aan dan verzonden via de e-mail, maar dat is alleen als uw klant uw factuur ziet. Alle e-mailsystemen hebben ingebouwde spamfilters die onbekende en ongewenste e-mails vangen en verwijderen. Als uw factuur verstrikt raakt in een spamfilter, is de kans groot dat uw klant deze nooit zal zien. U kunt de kans dat dit gebeurt verkleinen door hen te vragen u aan hun goedgekeurde adreslijst toe te voegen, maar het kan nog steeds gebeuren.
Het gebruik van online facturen om klanten te factureren kan leiden tot snellere betalingen, maar u kunt een prijs betalen met transactiekosten. Uw bank of financiële instelling brengt waarschijnlijk geen kosten in rekening wanneer u een cheque stort, maar alle online financiële diensten berekenen een percentage voor het overboeken van geld van de account van een klant naar die van u. U kunt de kosten afschrijven als een kost om zaken te doen, maar het is iets dat u in overweging moet nemen bij het beslissen of u online facturering gebruikt.
