Schrijven in zakelijke indeling verschilt van andere typen schrijven. Richtlijnen zijn strenger en de stijl waarin je schrijft is meestal vooraf bepaald. Het doel bij het schrijven in zakelijke stijl is altijd professioneel te lijken. Veel van het schrijven dat je doet zal voor bestaande of potentiële klanten, collega's of meerderen zijn. Sommige van deze documenten kunnen van invloed zijn op hoe goed u of uw bedrijf presteert, dus het volgen van de richtlijnen is essentieel.
Gebruik blok, aangepast blok of semi-blok formaat bij het schrijven van een zakelijke brief. Blokindeling wordt het meest gebruikt. In dit formaat blijft alles gematigd en single-spaced, met uitzondering van een dubbele spatie tussen alinea's.
Schrijf uw document voor het publiek. Concentreer u op hun behoeften en interesses in plaats van op de uwe. Denk na over wat de lezers moeten weten en bepaal de juiste manier om de informatie door te geven aan die specifieke lezers.
Gebruik een formele toon bij het schrijven naar leidinggevenden of klanten. Gebruik alleen een informele toon voor memo's of e-mails aan collega's.
Accentueer de positieve informatie en focus op de voordelen voor de lezer. Dit is vooral belangrijk bij het schrijven van een brief met een negatief bericht.
Schrijf duidelijk en beknopt. U kunt dit doen door de paragrafen kort te houden, door belangrijke informatie te vermelden aan het begin van het document en paragrafen en door lijsten te gebruiken waar mogelijk. Dit helpt uw lezers, die meestal tijd nodig hebben, de belangrijke informatie te vinden, zelfs als ze alleen het document ontleden.
Test uw document om er zeker van te zijn dat het vrij is van spelling-, grammaticale en interpunctie fouten. Door fouten in je schrijven kan je onprofessioneel of onvoorzichtig overkomen.
Tips
-
Over het algemeen is het goed om de woorden "I" en "u" in een bedrijfsdocument te gebruiken. Wees echter voorzichtig bij het gebruik van het woord 'wij', omdat dit uw woorden omzet in een reflectie op het hele bedrijf.
Gebruik altijd een dubbele punt, geen komma, na de aanhef in een zakelijke brief.
