De Federal Motor Carrier Safety Administration van het Department of Transportation vereist vrachtvervoerders of hun agenten om een geschreven cognossement voor te bereiden voor elke getransporteerde zending. Als juridisch document specificeert het connossement de details van een zending en biedt het een schriftelijke inventaris en waarde van de items die worden verzonden. Het geeft de vrachtvervoerder een tijdelijke titel aan de goederen en het fungeert als het verzendcontract tussen de verzender en de vervoerder. De FMCSA vereist dat het cognossement bepaalde voorwaarden, voorwaarden en informatie bevat.
Contactgegevens
De contactgegevens van de partijen moeten op de vrachtbrief worden vermeld. De naam en het adres van de motorvaartmaatschappij die het connossement afgeeft en van alle andere vervoerders die de zending vervoeren, moeten worden opgenomen, evenals de naam, het adres en het telefoonnummer van een kantoor waar de verzender contact kan opnemen met de vervoerder of een vertegenwoordiger die de drager.
Betalingen en bewijs van verzekering
Het connossement moet de betaalmethode vermelden, samen met de algemene voorwaarden die de koerier bij aflevering zal accepteren. Als de koerier de betaling bij aflevering incasseert, moet het connossement zowel het maximumbedrag bevatten dat de koerier in rekening zal brengen om de zending af te leveren als de contactgegevens voor de begunstigde met wie de koerier kan communiceren over de kosten. De FMCSA specificeert ook alternatieve bepalingen over ophaal- en leverdata voor gegarandeerde en niet-gegarandeerde service. Alle cognossementen moeten de feitelijke datum van afhaling van de goederen, een verklaring van de aangegeven waarde van de zending en details over de verzekeringsdekking voor de vracht omvatten.
Schattingen en inventaris
Er moeten drie artikelen aan de vrachtbrief worden bevestigd, tenzij de bijlagen elders worden vermeld. Ten eerste een bindende of niet-bindende schatting van de kosten die de vervoerder berekent om de goederen te verzenden; ten tweede, de serviceorder en ten derde, een geschreven, gedetailleerde inventaris van de goederen.
Record behoud
Het connossement is een actieve record die bij de zending moet blijven. Totdat de vervoerder de verzending aan de geadresseerde aflevert, moet het connossement in het bezit blijven van de bestuurder die verantwoordelijk is voor de verzending. Na levering moet de koerier de vrachtbrieven minstens één jaar na de aanmaak ervan bewaren.
