Wanneer u een product of dienst zoals beloofd niet ontvangt zoals beloofd, is het belangrijk dat u uw ontevredenheid kenbaar maakt. Sommige bedrijven hebben een vastgestelde klachtenprocedure voor klanten om na te streven. Anderen publiceren eenvoudigweg een adres of gratis nummer, waarin staat dat tevredenheid is gegarandeerd. Het is dus aan jou om contact te leggen, je ontevredenheid en de oplossing die je zoekt uit te leggen. Het volgen van een paar eenvoudige strategieën zal je kansen verbeteren om een gunstig resultaat te bereiken.
Maak een lijst met uw klachten. Geef exact aan wat er mis was met het product of de service die u heeft ontvangen.
Verklaar de gewenste resolutie, of het nu gaat om een ruil, geld terug of een gratis proefversie. Wees redelijk. Als uw maaltijd bijvoorbeeld niet de frieten bevat die u hebt besteld, is het ongepast om een gratis maaltijd te vragen. Een meer redelijk verzoek is om nu of met uw volgende bestelling twee gratis frieten te ontvangen.
Zoek uit met wie je contact moet opnemen om de klacht in te dienen. Meestal kunt u de klantenservice bellen en daar beginnen.
Schrijf een klachtenbrief, als u dit liever schriftelijk doet. Neem uw contactgegevens op zodat het bedrijf gemakkelijk kan reageren met een antwoord of een verzoek om meer informatie. Vermeld de reden voor uw ontevredenheid en uw gewenste reactie. Wees altijd hoffelijk en professioneel. Volg een telefoontje als u geen antwoord ontvangt.
Bel de klantenservice, leg het probleem uit en vraag om een oplossing. Wees beleefd. Schreeuwen en godslastering kunnen sommige op dit moment beter aanvoelen, maar zullen nergens toe leiden. Als de medewerker van de klantenservice weinig hulp biedt, vraag dan een supervisor. Blijf indien nodig doorgaan met het aanvragen van supervisors totdat je een oplossing kunt bereiken. Vaak, echter, als je contact opneemt met de klantenservice en vriendelijk, hoffelijk en redelijk bent, en om hulp vraagt bij het oplossen van het probleem voor je wederzijds voordeel, zul je de neiging hebben om de gewenste resolutie te krijgen. Dood met vriendelijkheid, maar zeg dat je je bedrijf ergens anders naartoe brengt, als dat nodig is. Zeg dit echter alleen als de persoon een gebrek aan reactievermogen vertoont.
