Een cashsysteem helpt bedrijven om kleine uitgaven snel te betalen zonder elke transactie te registreren. Het is een afzonderlijk kasgeld dat wordt gereserveerd om te betalen voor leveringen of andere lage-dollaruitgaven. Om het kleine kasfonds correct te beheren en het correct voor belastingdoeleinden op te nemen, moet het fonds worden opgeslagen op een veilige locatie en regelmatig worden afgestemd.
Petty Cash-systeem
Terwijl sommige detailhandels kleine uitgaven uit hun kassa's halen, betekent een echt klein geldsysteem dat je een vast bedrag in een doos of la weglegt en het gebruikt om kleine uitgaven te betalen. De ontvangsten voor de uitgaven gaan in de doos samen met elke wijziging van de transacties. Het totaal van de bonnen en het resterende geld moet altijd gelijk zijn aan het bedrag waarmee u bent begonnen. Als u bijvoorbeeld een kasgeldfonds van $ 100 hebt en $ 27,52 besteedt aan kantoorbenodigdheden, zal uw kwitantie voor de aankoop plus het resterende geld in het fonds oplopen tot $ 100.
Receipts
De IRS vereist inkomsten voor alle uitgaven van meer dan $ 75, maar het is een goede gewoonte om ontvangsten te ontvangen voor elke kleine contante transactie, hoe klein ook. De ontvangsten bieden de back-up voor de contant geld-aanvulcontroles wanneer u het fonds moet aanvullen. Wanneer kleine contanten bijna leeg zijn, controleer dan altijd het saldo met de ontvangsten voordat u er meer toevoegt. Om het fonds aan te vullen, schrijf een bedrijfscheck naar "Petty Cash," contant geld en voeg het geld toe aan de doos. De ontvangstbewijzen en kleinschalige afstemmingsfactuur gaan naar de boekhouder voor toegang tot het boekhoudsysteem.
Rapportage
Het kleinschalige afstemmingsformulier en de kwitanties zijn de back-up voor de controle van kleine bedragen. Voer ze in als één transactie in het bankregister en wijs subtotalen toe aan elke categorie. Als de ontvangsten bijvoorbeeld $ 97.12 bedragen en $ 29,88 vertegenwoordigen in kantoorbenodigdheden, $ 43,02 in onderhoud en $ 24,22 in promotie, debiteert de transactie Bank $ 97,12 en credits Kantoorbenodigdheden $ 29,88, onderhoud $ 43,02 en promotie $ 24,22.
Data bijhouden
Net als alle andere bedrijfskosten, vereist de IRS dat je de ontvangsten en andere back-up zeven jaar lang bewaart. Bevestig de kassabonnen aan de achterkant van het kleinverbruik voor kasafstemming en het bestand bij invoer. Bewaar uw bonnen zonder fel licht. Sommige bonnen gedrukt op thermisch papier vervagen lang voordat aan de opslagvereisten is voldaan.
