Bedrijven die kleine contanten beheren om te betalen voor kleine, on-demand benodigdheden, moeten de juiste kleine cash-auditprocedures implementeren om ervoor te zorgen dat werknemers kleine bedragen gebruiken om gepaste redenen en op de juiste manier rekening houden met de kleine contanten zoals ze worden gebruikt. Indien mogelijk moet een persoon die geen toegang heeft tot de kleine bedragen, de persoon zijn die verantwoordelijk is voor het controleren van kleine bedragen.
Timing van audits
Kleine kascontroles moeten willekeurig en zonder voorafgaande kennisgeving aan andere werknemers worden uitgevoerd. Zonder willekeurige controles hebben werknemers die om persoonlijke redenen geld opnemen van kleine bedragen tijd om het geld terug te zetten voordat u de fondsen controleert.
Totaal de inhoud
Het balanceren van het kleine geld in de doos of lade is de eerste stap in auditing. Het totaal van alle kleine contanten plus de ontvangsten voor items kleine contant geld werd gebruikt om te betalen voor moet gelijk zijn aan het totale bedrag van kleine geldmiddelen voor gebruik. Als u bijvoorbeeld $ 500 in kleine contanten handhaaft en $ 150 aan ontvangsten voor kleine contante uitgaven hebt, zou u $ 350 in contanten in de la moeten hebben. Ongeldig voor geld of ontvangsten moet worden genoteerd in een auditrapport en alle werknemers met toegang tot kleine bedragen moeten worden ondervraagd over het verschil.
Controleer de ontvangsten
Elke bon moet het gekochte artikel duidelijk uitleggen. Als het gekochte item (s) niet duidelijk is uit de kassabon zelf, moeten de artikelen schriftelijk worden vermeld op het kassabon, samen met de nodige uitleg voor de kosten. Elk gekocht item moet een passend gebruik van kleine kasmiddelen vertegenwoordigen en worden goedgekeurd door een manager of supervisor, zoals uiteengezet in het beleid van uw bedrijf. Elk ongepast gebruik van kleine bedragen, zoals persoonlijke items, moet in uw rapport worden vermeld. Gebruik van kleine bedragen voor normale bedrijfskosten moet in uw rapport worden vermeld en door de werknemers worden uitgelegd, zodat u kunt bepalen of er wijzigingen in de bedrijfsprocedures moeten worden aangebracht om die kosten op een andere manier te dekken.
Bekijk het grootboek
Elke kleine kasuitgave moet naar behoren worden weergegeven in het boekhoudkundig grootboek. Controleer de ontvangsten voor de uitleg van de uitgave en controleer of de uitgave op de juiste grootboekrekening is geboekt.
Controleer de gekochte items
Indien mogelijk, zou u moeten vragen om het gekochte item met contant geld te zien, vooral in het geval van niet-verbruiksgoederen. Als werknemers kleine contanten gebruiken om kleine apparatuur of andere niet-verbruiksartikelen te kopen, moeten de werknemers u de locatie van het artikel kunnen laten zien.
