Het bijhouden van een kasgeldfonds is voor 90 procent bewaard. De andere 10 procent controleert wie toegang heeft tot het geld. Het maakt niet uit wat voor soort bedrijf je hebt en ongeacht waar je je kleingeld voor gebruikt, het volgen van deze twee principes, samen met enkele eenvoudige budgetteringsprocedures, zal je kleine kasfonds in evenwicht houden.
Bewijs van alle aankopen
Bij het runnen van een kasgeldfonds is het eerste wat u moet doen een efficiënt en functioneel registratiesysteem opzetten. U moet bonnetjes en facturen ontvangen voor elke afzonderlijke transactie waarbij kleine contanten worden gebruikt en kopieën ervan maken. Dit zorgt ervoor dat u twee afzonderlijke bestanden hebt voor het geval u een bon verliest. Stop niet alleen uw bonnetjes in een map, maar archiveer ze chronologisch en overweeg de bonnen voor elke maand in aparte mappen te plaatsen.
Maak acceptabel gebruik voor kleine bedragen
Gebruik geen krasgeld zonder onderscheid. U zou specifieke richtlijnen moeten hebben voor waar u het geld voor kunt gebruiken en wat u niet kunt. Bijvoorbeeld, het kopen van alcohol met geld zou meestal een onaanvaardbaar gebruik zijn, zelfs als de alcohol was voor een zakelijk gesponsord sociaal evenement. Om uzelf en anderen met toegang tot het geld te beschermen, moet u schriftelijke regels hebben over wat acceptabele kosten zijn.
Toegang beheren
Houd uw klein geldfonds altijd op slot. U kunt het in alles bewaren, van een lade tot een kast tot een kluis, maar vermijd het in draagbare dozen of andere opslagcontainers die gemakkelijk kunnen worden verplaatst of meegenomen. Geef geen sleutels of combinaties aan meer dan een paar mensen. In het ideale geval zou je slechts één of twee mensen een sleutel moeten geven en iemand anders deze sleutelhouders moeten vragen om contant geld dat ze nodig hebben.
Periodieke audits uitvoeren
Om ervoor te zorgen dat uw kleine contanten op de juiste manier worden gebruikt, voert u periodieke audits uit. Effectieve audits zijn onaangekondigd en het is de bedoeling om willekeurig de administratie, boekhoudprocedures en controle van uw kleine kasfonds te controleren. Zonder audits kunnen kleine geldmiddelen gevoelig zijn voor verkeerd gebruik of slecht management. De eenvoudigste manier om een audit uit te voeren is om een manager te hebben die om de paar weken of zo geen toegang heeft tot de contante controle van het fonds.
