Het aanpassen van boekingen is vaak noodzakelijk aan het einde van een boekhoudperiode om correcties aan te brengen in de saldi in de grootboekrekeningen van het bedrijf. Deze posten, AJE's genoemd (het aanpassen van journaalboekingen), worden eerst in het aanpassingsjournaal geregistreerd en brengen rekeningen zoals afschrijvingen, voorraden, verplichtingen, leningsaldi en overlopende posten up-to-date, zodat de financiële overzichten nauwkeurig de financiële toestand van het bedrijf weerspiegelen. AJE's kunnen ook worden gebruikt om fouten bij het plaatsen van originele transacties te corrigeren. Elk AJE omvat ten minste één debetboeking en ten minste één creditering, samen met een schriftelijke toelichting op het doel van de AJE.
Verslag afschrijvingskosten en afschrijvingskosten voor de periode. Afschrijvingsschema's volgen het gebruikte deel van de gebruiksduur van vaste activa, zoals materiële vaste activa. Afschrijvingsschema's volgen het gebruikte deel van de gebruiksduur van immateriële activa, zoals opstartkosten, octrooien, bruikleenpunten en auteursrechten. Maak deze AJEs door een afboeking op de afschrijvings- of amortisatie-onkostendeclaraties en een creditering op de geaccumuleerde afschrijvingsrekening of op de geaccumuleerde aflossingsrekening te plaatsen. Schrijf een verklaring onder elk van deze transacties in het aanpassingsjournaal, bijvoorbeeld: "Om afschrijvingskosten (of amortisatie) te boeken voor het jaar dat eindigt op 12/31 / 20XX."
Voorraadrekeningen aanpassen door het tijdens de periode aan de voorraadrekening gebruikte bedrag te crediteren en een gelijk bedrag te debiteren aan de kosten van verkochte goederen. Noteer een verklaring onder het gegeven in het aanpassingsjournaal, bijvoorbeeld: "Voorraad opnemen voor het jaar dat eindigt op 12/31 / 20XX." Er kunnen veel voorraadrekeningen zijn als elk artikel afzonderlijk wordt bijgehouden en dit vereist een boeking voor elk van de voorraadrekeningen. Zorg er wel voor dat de totale tegoeden op deze accounts gelijk zijn aan de totale afschrijvingen op de kosten van verkochte goederen.
Breng leningsaldi bij door AJEs toe te wijzen aan leningen op korte en lange termijn en aan debiteuren. Leningen op korte termijn zijn de schulden die binnen een jaar te voldoen of te ontvangen zijn. Saldi op lange termijn zijn schulden die betaalbaar zijn of te vorderen zijn over perioden langer dan één jaar. Deze saldi worden gewoonlijk aangepast aan het einde van het jaar zodat de bedragen die verschuldigd zijn in het daaropvolgende jaar gescheiden zijn van de rest van de leningen. Debiteer de langlopende leningbedragen voor de bedragen gelijk aan de betalingen van het volgende belastingjaar en crediteer deze bedragen op kortlopende leningrekeningen. Noteer een toelichting zoals: "Het aanpassen van kortlopende / langlopende kredietsaldi (te betalen of te ontvangen) voor het jaar dat eindigt op 12/31 / 20XX."
Toekenning van verschuldigde en te ontvangen bedragen aan het einde van een periode die in de volgende periode wordt betaald of ontvangen door ze te registreren met aanpassingen in het journaal. Als werknemers bijvoorbeeld gedurende één periode lonen hebben verdiend, maar niet tot de daaropvolgende periode worden betaald, noteer ze de loonverplichtingen door de verschuldigde lonen en debiterende loonkosten te verrekenen. Voor verkopen die tijdens de huidige periode worden gedaan en waarvan klanten gedurende de volgende periode betalen, is een debet op debiteuren en een krediet voor verkopen vereist. Kosten die worden gemaakt tijdens de huidige periode die de onderneming in de komende periode zal betalen, vereisen een creditering van de toegerekende uitgaven en een debitering van een passende kostenrekening. Schrijf een toelichting zoals "Lonen verdiend op 12/31 / 20XX verdienen, betaalbaar op 1/31 / 20XX."
Corrigeer fouten bij het plaatsen met AJEs om transparantie te bieden in de administratieve verwerking van de periode. Het is mogelijk om met sommige boekhoudsoftware gewoon terug te gaan naar de oorspronkelijke invoer en de fout daar te corrigeren, maar als AJEs wordt gebruikt voor deze correcties, wordt erkend dat er een eerlijke fout is gemaakt, herkend en gecorrigeerd. Het veranderen van originele inzendingen nadat ze zijn gemaakt, kan het vermoeden wekken dat iemand probeert om fouten of zelfs illegale activiteiten te verdoezelen.
Tips
-
Maak het aanpassen van journaalposten aan het einde van een periode financiële overzichten zal worden voorbereid. Dit kunnen maandelijkse of kwartaalrekeningen zijn (tussentijdse financiële overzichten) of jaarrekeningen. Verklaringen voor tussentijdse financiële overzichten omvatten de periode waarvoor de aanpassingen zijn gedaan, zoals "… voor de maand die eindigt op 31 januari, 20XX," of "… voor het kwartaal dat eindigt op 31 maart, 20XX." De uitleg moet duidelijk genoeg zijn, zodat u zich geen moeite hoeft te herinneren waarom de gegevens zijn ingevoerd wanneer u ze later bekijkt.
Waarschuwing
Omdat deze instellingsitems worden gemaakt in het aanpassingsjournaal, moet u deze ook op de juiste grootboekrekeningen boeken. De meeste boekhoudsoftware, zoals QuickBooks, maken deze boekingen automatisch in het grootboek wanneer u ze in het aanpassingsjournaal invoert.
