Om veel organisaties effectief te kunnen runnen, is een bestuursorgaan van gekozen functionarissen vereist. Standaard in deze functies is die van de president, vice-president, penningmeester en secretaris. Daarnaast worden andere kantoren toegevoegd op basis van de behoeften van de organisatie. De historicus en parlementariër zijn andere functies die vaak in veel organisaties worden aangetroffen.
President
De president van een organisatie is het gekozen hoofd. Haar verantwoordelijkheden omvatten het voorzitten van vergaderingen, het houden van leden en discussies over de taak, het coördineren van activiteiten, het benoemen van individuen in commissies en het aanmoedigen van de deelname van alle leden en gelieerde ondernemingen aan organisatorische activiteiten en doelstellingen. De president is de hoogste positie in een organisatie en, idealiter, een model voor anderen.
Onderdirecteur
De meest opvallende rol van een vicepresident is die van het aannemen van de positie van president bij haar afwezigheid. Andere rollen kunnen variëren in overeenstemming met de regels en mores van een organisatie. Over het algemeen staat de vicepresident de president bij in de uitvoering van haar officiële rol en fungeert ze ook als rolmodel.
Secretaris
De secretaris van een organisatie is verantwoordelijk voor alle archiveringsfuncties. Hij bereidt de notulen van elke vergadering voor, leest deze voor, geeft vergaderagenda's voor de president en / of leden, telt en registreert alle stemmingen en verkiezingsresultaten, behandelt officiële correspondentie, verzendt notificaties van vergaderingen en houdt gegevens bij betreffende het lidmaatschap. Het secretariaat is cruciaal voor het functioneren van veel organisaties.
Penningmeester
Een penningmeester behandelt alle monetaire zaken van een organisatie. Zij is verantwoordelijk voor het bijhouden van de financiële gegevens van het hoofdstuk, het accepteren van geld namens de organisatie en het deponeren op de juiste plaats. In sommige organisaties houdt de penningmeester toezicht op initiatieven voor fondsenwerving.
geschiedschrijver
Niet alle organisaties hebben of hebben een historicus nodig. Voor degenen die dat doen, is hun historicus verantwoordelijk voor het bijhouden van een levende geschiedenis van de organisatie. Ze registreren details over organisatorische activiteiten, nemen foto's en houden op een andere manier een verhaal bij van de organisatie.
Parlementariër
De taak van de parlementariër is om de orde te handhaven. Een parlementariër adviseert de president en andere leden over de parlementaire procedure betreffende besluitvorming, stemming, organisatorische regels en meer. In de Verenigde Staten wordt de parlementaire procedure bepaald door Robert's Rules of Order en van de parlementariër wordt verwacht dat hij tijdens alle vergaderingen een exemplaar bij zich heeft. Aangezien de parlementariër geacht wordt goed thuis te zijn in deze zaak, is hij het laatste woord over de vergaderprocedures.
