De U.S. Postal Service (USPS) heeft aflevermethoden die afzenders toestaan om de ontvangst van een brief te bevestigen. Een aangetekende brief wordt vaak verward met een aangetekende brief. Hoewel beide erg op elkaar lijken, heeft elk een ander doel. Bereid en verzend gecertificeerde brieven rechtstreeks in het lokale USPS-filiaal.
Certified Mail-instructies
Voordat u de gecertificeerde e-mailformulieren invult, bereidt u de brief en de envelop voor op dezelfde manier als bij elke andere brief. U kunt de juiste verzendkosten voor de grootte en het gewicht van de brief vermelden of de portokosten op het postkantoor laten toevoegen.
Kies gecertificeerde e-mail als u een bon, een trackingnummer en een bewijs van levering wilt. Verkrijg formulier 3800 bij de plaatselijke USPS-vestiging. Dit formulier is gemakkelijk te herkennen aan de groene randen met witte interne blokken voor het invoeren van informatie. Het adres op het formulier is de naam en het adres van de ontvanger. Vul deze informatie in.
U hoeft Formulier 3800 niet zelf bij de brief te voegen, de postvertegenwoordiger doet het. Als je het in plaats daarvan wilt doen, plaats je het groene blok van formulier 3800 zo dat de linkse woorden "Gecertificeerde e-mail" overeenkomen met de bovenkant van de brief. Boven het blok "Gecertificeerde mail" bevindt zich een regel met nummers die overeenkomt met de nummers onder het blok. Deze nummers vormen het trackingnummer. Vouw de bovenste lijn naar de achterkant van de brief zodat het trackingnummer op de achterkant staat. Plaats het formulier op minimaal 3,5 inch van de rechterbovenhoek en laat dat gebied vrij voor de post- en postdatum. Bevestig het formulier aan dit gebied met behulp van de plakkerige steun op het formulier.
Neem de brief met het aangehechte formulier aan de USPS-vertegenwoordiger. Betaal de $ 3.45 gecertificeerde postkosten; als u de verzendkosten niet zelf aan de envelop hebt toegevoegd, kunt u op dit moment de vereiste verzendkosten betalen. De vertegenwoordiger bevestigt het adres en scheur Form 3800 bij de perforatie tussen de twee volgnummers onder de streepjescode. Hij of zij voert het formulier uit via een printer en stempelt het met een poststempel. Houd dit formulier genaaid aan de bon voor archivering en tracking. De vertegenwoordiger plaatst de brief per post.
Aangetekende brief
Geregistreerde e-mail bereikt dezelfde tracking- en proefservices en stelt u in staat om voor binnenlandse post tot wel $ 50.000 aan verzekeringen toe te voegen. Kosten voor aangetekende post beginnen bij $ 11,90.
Zowel gecertificeerde als aangetekende post staat het gebruik van een retourbon toe, of USPS-formulier 3811. De ontvanger ondertekent een kaart die vervolgens wordt teruggestuurd naar de afzender met handtekening en datum van levering.
Formulier 3811 heeft twee kanten. Op de voorkant van het formulier staan de naam en het adres van de ontvanger. Het heeft ook een regel voor de handtekening van de geadresseerde of een agent, zoals een familielid of secretaris. De achterkant heeft een blok voor de informatie van de afzender. Bij aflevering wordt deze kaart uit de brief verwijderd en teruggestuurd naar de afzender met de handtekening en bezorgdatum.
Neem Formulier 3811 naar het postkantoor samen met de brief en gecertificeerde of geregistreerde formulieren. De USPS-vertegenwoordiger voegt het formulier bij de envelop en u kunt de toepasselijke vergoeding betalen, tot $ 2,50 voor een ontvangen ontvangstbewijs.
Volg de brief
Zowel Form 3800 als uw USPS-bon noteren het trackingnummer. U kunt naar de USPS-website gaan om de brief tijdens de verzending te volgen of om te bevestigen of deze is ontvangen. De website zal ook een gescande kopie van het ondertekende Formulier 3811 bevatten als u uw exemplaar niet per post ontvangt.
Tips
-
Het is mogelijk om de formulieren te verkrijgen en voor te bereiden via online printservices of via een landelijke provider. Het pakket moet echter per e-mail worden verzonden door een USPS-medewerker.
