Wanneer u een werkgroep beheert, is het belangrijk om de rollen voor elk lid vroegtijdig te definiëren. Als je dat niet doet, raken je teamleden in de war en weten ze niet hoe ze met het project moeten doorgaan. Er kunnen machtsstrijd ontstaan omdat leden niet zeker weten wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over specifieke taken. Het definiëren van rollen zorgt er ook voor dat u uw tijd- en projectbudget efficiënt beheert. Als teamleider of manager kun je een productievere werkplek bevorderen door op een logische manier de juiste rollen toe te wijzen.
Analyseer de sterke punten, achtergronden en talenten van elk lid van uw werkteam. Je moet de capaciteiten en kennis van elk lid begrijpen voordat je een definitieve beslissing neemt over de rollen die ze zullen spelen om het project succesvol af te ronden. Spreek met individuele leden van uw werkteam in een eerste vergadering of op individuele basis om hun verschillende vaardigheden te bespreken, indien nodig.
Maak een lijst van al uw doelen voor het werkproject - zowel op korte als op lange termijn. Wees specifiek en neem de deadline op om elk doel te bereiken.
Koppel uw teamleden aan elk doel dat u hebt vermeld als de "verantwoordelijke partij" op basis van uw conclusies over de talenten en sterke punten van elke persoon. Als u bijvoorbeeld weet dat een teamlid ervaring heeft met het ontwerpen van advertenties, stelt u hem verantwoordelijk voor het maken en indienen van advertenties voor het project. Maak een titel voor elke rol, bijvoorbeeld de 'lead van het advertentieproject'. Mogelijk moet u meer dan één persoon toewijzen aan elk projectdoel.
Stel een eerste projectvergadering in om rollen toe te wijzen aan uw werkteam. Deel een gedrukt exemplaar van uw doelen uit, inclusief de namen van elke verantwoordelijke partij. Leg de rol van elke persoon in detail uit om ervoor te zorgen dat iedereen weet naar wie hij moet rapporteren als hij vragen heeft over een onderdeel van het werkproject. Moedig leden aan om vragen te stellen voor opheldering alvorens verder te gaan met het project.
