Als u een bedrijfseigenaar bent, is het belangrijk om een actuele lijst met uw inventaris bij te houden. Voorraadartikelen worden beschouwd als bedrijfsactiva en moeten als zodanig worden vermeld in uw financiële administratie. U hebt deze informatie ook nodig om nauwkeurig te berekenen hoeveel verzekeringen u nodig heeft in het geval van diefstal, brand, overstromingen of andere incidenten die van invloed kunnen zijn op uw inventaris. Als zich een incident voordoet, helpt uw inventarislijst u bij het indienen van een claim.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Software
Bepaal welk type computersoftware u wilt gebruiken om uw inventaris te registreren en bij te werken. Veel bedrijven gebruiken een Excel-spreadsheet om hun voorraaditems te vermelden.
Voer informatie in zoals een beschrijving van elk item; hoeveelheden items; serienummers op apparatuur; de naam van de fabrikant; aankoopprijs; en datum van aankoop. Elk type bedrijf heeft verschillende dingen om op te nemen. Een advocatenkantoor heeft mogelijk alleen kantoorapparatuur; een bouwbedrijf zou bulldozers, vrachtwagens, aanhangwagens en gereedschappen kunnen hebben; een supermarkt kan kassa's, rekken, koelkasten, diepvriezers en de voedselproducten die ze verkopen. Een grote winkel of bedrijf moet artikelen mogelijk dagelijks inventariseren; een klein kantoor hoeft de apparatuur slechts eenmaal per jaar te inventariseren. Niet alles hoeft geïnventariseerd te worden. Kantoorbenodigdheden zoals papier, pennen en paperclips hoeven niet te worden geïnventariseerd (tenzij u over een kantoorwinkel beschikt). Als algemene regel moet u alles inventariseren dat u in een verzekeringsverslag zou opnemen.
Inclusief gescande kopieën van bonnen van uw originele aankoop in uw computerrecords.
Voeg gescande of digitale kopieën van foto's van uw inventaris toe aan uw computerrecords. Neem bijvoorbeeld foto's van computers, kopieerapparaten, auto's, vrachtwagens, sieraden (als u een juwelier bezit), machines, enz.
Bewaar uw computerrecords op een veilige locatie waar een wachtwoord vereist is om toegang te krijgen. Geef alleen het wachtwoord op aan degenen die u vertrouwt met deze informatie.
Zorg ervoor dat je een aantal exemplaren van je inventaris offsite op een veilige locatie bewaart. Verstrek een elektronische kopie van uw inventaris aan uw advocaat, accountant en verzekeringsagent.
Overweeg een kluis bij uw bank te krijgen waar u kunt blijven afdrukken en elektronische kopieën van uw inventaris.
