In de eenvoudigste vorm is interne controle de som van alles wat uw bedrijf doet om risico's te identificeren en te verminderen die volgens de VSSmall Business Administration, verbruikt vaak ongeveer 5 procent van de jaaromzet van een bedrijf. Hoewel bedrijven van elke omvang worden geconfronteerd met risico's op fraude, diefstal en misbruik van bedrijfsmiddelen, zijn kleine bedrijven met ontoereikende documentatieprocedures vaak kwetsbaarder. Documentatieprocedures dragen bij en maken deel uit van sterke interne controles.
Verhoogde verantwoordelijkheid
Hoewel goed ontwikkelde documentatieprocedures zowel preventieve als detectieve interne controles versterken, zijn ontoereikende documentatieprocedures een belangrijke reden waarom sommige bedrijven niet ontdekken dat diefstal of fraude plaatsvindt totdat het te laat is, merkt het Journal of Accountancy op. Formele documentatieprocedures bieden richtlijnen voor het implementeren van interne beheersingsmaatregelen, en ze vergroten de verantwoordelijkheid, omdat uw werknemers moeten bewijzen en verifiëren, in plaats van eenvoudigweg te verklaren, dat zij een interne controle hebben gevolgd of uitgevoerd.
Evidentiële waarde
Documentatieprocedures creëren traceerbaar bewijsmateriaal, inclusief wie betrokken was bij een taak of een financiële transactie en wanneer en hoe zij erbij betrokken was. U kunt procedures zoals tijd- en datumafstempeling die achter de schermen werken, maken en documentatieregels instellen die werknemers kunnen volgen. Beide zijn even belangrijk voor het reconstrueren van acties bij het traceren van transacties en het maken van controletrajecten. Bijvoorbeeld, ondertekende couponstroken, kopieën van kleinschalige contantaanvullingscontroles, de inlog-ID van een medewerker en computertijd- en datumstempels leveren allemaal bewijs van audit trail.
Veiliger informatiebeheer
Werkelijke of gescande bijlagen, voetnoten in een financieel rapport en een logboek voor transacties in computertransacties zijn voorbeelden van documentatieprocedures die bijdragen aan en de controle op informatiebeheer versterken. Ze zijn allemaal nuttig voor het documenteren van de redenen voor het corrigeren of aanpassen van papieren of elektronische bedrijfsdocumenten, wat u uiteindelijk helpt bij het voorkomen en detecteren van fraude en diefstal van medewerkers. Een corresponderende datum / tijd-stempel en bewijs van voorafgaande goedkeuring, zoals de initialen van de afdelingsmanager, versterkt de informatiebeheercontroles nog verder.
Betere kwaliteitscontrole
Naast het voorkomen van zowel interne als externe fraude, kunnen documentatieprocedures voor magazijn- en voorraadbeheer kwaliteitscontroles ondersteunen. Deze omvatten het vereisen van magazijnmedewerkers om beschadigde inkomende en uitgaande goederen te tellen, inspecteren en documenteren. Procedures voor fraude- en diefstalpreventie die bijdragen aan een goede interne controle omvatten een documentatieregel die werknemers verplicht om een pick-sheet in te vullen, te ondertekenen en in te dienen voor elke uitgaande klantorder en tagprocedures die voorraadartikelen registreren en identificeren, inclusief beschrijvingen, onderdeelnummers, eenheden van maat en hoeveelheden.
