Het genereren en verzenden van facturen kan een tijdrovend proces zijn. Toch is het niet een proces dat moet worden overgeslagen of genegeerd. Een goed ontworpen factuur helpt een bedrijf wordt betaald en biedt juridische bescherming voor beide partijen. Als u ooit wordt gecontroleerd door de Internal Revenue Service, kan uw factureringssysteem uw gerapporteerde inkomsten onderbouwen.
Factuurbeginselen
Wanneer een leverancier betaald wil worden voor goederen of diensten, stuurt hij een factuur. Een factuur is een document dat de financiële componenten van een zakelijke transactie beschrijft. Een factuur bevat de naam en contactgegevens van de koper en de verkoper, een beschrijving van de geleverde diensten of goederen, de kosten per artikel en het totale verschuldigde bedrag. Facturen bevatten doorgaans ook een vervaldatum van de betaling, een factuurnummer en een gewenste betalingsmethode.
Betaald worden
Facturen helpen een bedrijf om volledig betaald te worden en op tijd betaald te krijgen. Het kan moeilijk zijn om betaald te krijgen zonder een correcte factuur. Bedrijven vragen doorgaans om de ontvangst van een gedetailleerde factuur voordat betalingen worden uitbetaald. Betalingsvoorwaarden kunnen een bedrijf helpen om vorderingen snel in te zamelen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld zeggen dat de betaling bij ontvangst moet plaatsvinden, binnen 30 dagen na ontvangst of 60 dagen ontvangst. Het opnemen van een laat tariefbeleid op een factuur, bijvoorbeeld dat late betalingen onderworpen zijn aan een vergoeding van $ 20, kan ook helpen een prompte betaling te garanderen.
Het vestigen van wettelijke rechten
Facturen leveren het bewijs dat producten en diensten zijn geleverd en leggen het recht van een bedrijf op betaling vast. In het geval dat een klant niet betaalt, kan een bedrijf contracten en facturen gebruiken om legaal aan een rechtbank aan te tonen dat het betaling verschuldigd is. Evenzo kan het bedrijf kopieën van facturen en bedragen aan aannemers en leveranciers houden om aan te tonen dat het zijn contractuele betalingsverplichting heeft voltooid.
Audit bewijs
Zelfs als je alles goed doet, is er altijd een mogelijkheid dat je bedrijf kan worden gecontroleerd door de IRS. Tijdens een audit wil de IRS ervoor zorgen dat u alle inkomsten die u gedurende het jaar hebt ontvangen correct hebt gerapporteerd. Als u een georganiseerd systeem van opeenvolgend genummerde facturen heeft, heeft de IRS meer vertrouwen dat u het inkomen volledig en correct hebt gerapporteerd. Als facturen onregelmatig zijn of niet bestaan, ligt de bewijslast bij u om aan te tonen dat u geen inkomsten verbergt.
