Wanneer overheidsinstanties of bedrijven transport- of logistieke diensten nodig hebben, verstrekken ze wervingsdocumenten zoals verzoeken tot het indienen van voorstellen of verzoeken om biedingen. Ze doen dit om de best mogelijke prijs te krijgen van de best mogelijke kwaliteit aannemers. U kunt deze verzoekdocumenten verzamelen van de inkoopafdeling van het bedrijf of van een overheidsinstantie. Als u deze afdeling belt, wordt u doorverwezen naar waar ze hun offertes plaatsen die openstaan voor biedingen of kunnen ze u rechtstreeks per post, e-mail of fax naar u toe sturen. Zodra u de documenten heeft, kunt u beginnen met het samenstellen van uw biedingsvoorstel.
Lees de verzoekdocumenten van omslag tot achterkant. Alles wat u moet weten om uw biedingsvoorstel te schrijven, staat in deze documenten. Het gebruik van een markeerstift of een vorm van markering maakt het gemakkelijker om vitale informatie te vinden bij het samenstellen van uw voorstel, aangezien deze documenten honderden pagina's lang kunnen zijn.
Neem een prijsopgave op voor de transport- en logistieke diensten die door de overheidsinstantie of het bedrijf worden aangevraagd. Denk niet alleen aan de arbeid, maar ook aan de kosten van gas en onderhoud aan het voertuig dat het transport doet. Voeg naast de prijsopgave toe welke specifieke services u aanbiedt voor de opgegeven prijs.
Vermeld informatie over uw bedrijf en uw services. Informatie opnemen over hoe lang je al in het bedrijfsleven zit, spraakmakende projecten waaraan je hebt gewerkt en waarmee je je onderscheidt van je concurrenten; bijvoorbeeld als u vervoer van gevaarlijk afval aanbiedt.
Voeg referenties toe. Niet alle wervingsdocumenten zullen u specifiek vragen om referenties op te nemen in uw biedingsvoorstel. Als u echter een referentiepagina aan het einde van uw biedingsvoorstel toevoegt, kan het bedrijf of de overheidsinstantie uw eerdere werk controleren om uw kwaliteit van de dienstverlening of het product te waarborgen.
Controleer de grammatica en spelling van uw biedingsvoorstel en zorg ervoor dat u het op tijd inlevert. Als u uw biedingsvoorstel niet tijdig indient, is het ongeldig en wordt u niet als een mogelijke contractant beschouwd.
