In eenvoudige bewoordingen is een direct rapport een werknemer die wordt beheerd door en rapporteert aan iemand anders onmiddellijk de commandostructuur in de organisatiestructuur. U kunt dus de dwaze zin "direct rapport rapporten direct" gebruiken om de term te definiëren. Directe rapporten beantwoorden niet alleen een manager of supervisor, maar kunnen ook verschillende functies van autoriteit uitoefenen, afhankelijk van de organisatiestructuur van het bedrijf of bureau.
Tips
-
Een medewerker die rapporteert aan iemand anders is een direct rapport. Ze kunnen ook werknemers hebben die aan hen rapporteren, die hun directe rapporten zullen zijn.
Organisatiestructuur
Veel bedrijven wijzen regels van autoriteit en verantwoordelijkheden toe in een rangschikking van functieposities. Een eenvoudige hiërarchie voor een klein detailhandelsbedrijf kan bijvoorbeeld bestaan uit de eigenaar, algemeen manager en verkoopmedewerkers. In deze structuur zijn de verkoopmedewerkers de directe rapporten van de algemene manager, terwijl de algemene manager rapporteert aan de eigenaar.
Grotere bedrijven, met name conglomeraten en multinationale ondernemingen, hebben meerdere lagen in de organisatiestructuur, vaak met meerdere afdelingshoofden op hetzelfde niveau die afzonderlijke groepen van directe rapporten beheren. Het is niet ongebruikelijk dat de topbestuurders allemaal de titel van vice-president dragen, zoals vice-president operations, vice-president sales en vice-president finance. Hoewel de vice-presidenten vaak verschillende directe rapporten hebben, werknemers die direct ondergeschikt aan hen zijn, worden zij ook beschouwd als directe rapporten van de president of CEO.
Tips voor het beheren van directe rapporten
Voor het effectief beheren van directe rapporten moet elke persoon in het team zijn of haar rol en verantwoordelijkheden kennen om de algemene doelstellingen van het bedrijf te bereiken. Om dit te bereiken, is open en directe communicatie een noodzaak, net zoals ervoor zorgen dat elke medewerker zich gewaardeerd voelt.
Ken uw personeel
De universiteit van Californië, afdeling Human Resources van San Francisco, beveelt vier essentiële acties aan om uw directe rapporten te laten weten dat u ze waardeert. Maak eerst kennis met elk direct rapport - welke vrijetijdsactiviteiten elk leuk vindt, met welke zorgen op de werkplek dan ook, en wat elk van u als manager van u verwacht. Ten tweede, neem een managementstijl aan die bij hun behoeften past als bijdrage aan uw team. Ten derde, verwelkom werknemersbijdragen en betrek je je directe rapporten bij de besluitvorming die hun rol beïnvloedt. Geef ze tenslotte de tools die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun individuele rollen en als teamleden.
Herken goed werk
Zoals Kristi Hedges schrijft in 2011 Forbes artikel, "Vijf dingen om nooit tegen uw directe rapporten te zeggen", is het belangrijk dat directe rapporten worden erkend voor kwaliteitswerk. Daarnaast zegt Hedges - een consultant voor leiderschapsontwikkeling, bedrijfseigenaar en executive coach - dat je nooit een medewerker moet vergelijken die je in een eerdere rol met jezelf superviseert. Laat de werknemer in plaats daarvan zijn of haar werk doen zonder naar binnen te springen om te laten zien dat je het beter kunt.
Directe rapporten op afstand beheren
Rebecca Knight, docent van de Wesleyan University en freelance journalist, interviewde experts om hun kijk op het direct beheren van directe rapporten te krijgen. Knight beschreef de consensus in haar 2015 Harvard Business Review-artikel, "Hoe Remote Direct Reports te beheren", aangezien managers duidelijke details moeten geven om rapporten te leiden over wat er van hem wordt verwacht, en hoe vaak en via welke middelen hij met de manager moet communiceren. Bezoek regelmatig de directe rapporten en leer de werkomgeving van elke medewerker kennen.
