Voordat een project begint, staat de projectmanager mogelijk voor de grootste uitdaging van iedereen in het team, die het budget van het project bepaalt. Ze moet het baselinebudget bepalen dat ze aan het begin van het project vaststelt, en ze zal tijdens het komende project doorgaan met het controleren en aanpassen van het budget aan de hand van de werkelijke kosten die in de loop van het project zijn gemaakt.
Het projectbudgetoverzicht
Het projectbudget dient als richtlijn en omvat alle kosten voor een bepaalde onderneming door een bedrijf of een team binnen een bedrijf. Berekende kosten omvatten personeelskosten voor fulltime personeel, consultants en tijdelijk personeel; de kosten van materialen die specifiek zijn voor het project; kantoorhulpmiddelen zoals papier en paperclips; eventuele benodigde licenties of andere goedkeuringen van derden; en verbruiksgoederen en zachte goederen. Met zoveel variabelen is het projectbudget niet bedoeld om op een factuur te lijken, maar is het een richtlijn om het team aan het werk te houden en de klant op de hoogte te houden van de lopende kosten. De projectmanager berekent, samen met een budgettaire commissie of hoofdontwikkelaar, deze potentiële kosten.
De realiteit van het projectbudget
Aangezien er tijdens een project incidentele kosten zijn, is het budget vaak een ontroerend doelwit. Het is essentieel voor de projectmanager om eventuele wijzigingen in het budget voortdurend te controleren en rapporteren vanwege variabelen zoals onverwachte vergaderingen en reizen, probleemoplossing en debugging, of overwerk om deadlines te halen.
