De termen "projectkosten" en "projectbudget" worden vaak losjes rondgegooid tijdens de projectplanning. Terwijl sommigen geloven dat de twee termen onderling uitwisselbaar zijn, weten anderen dat er een verschil tussen beide is. Het is belangrijk dat de projectmanager de betekenis van deze voorwaarden begrijpt en weet hoe deze correct moet worden gebruikt om verwarring te voorkomen bij het beheer van het project en de communicatie met leidinggevenden van het bedrijf over de voortgang ervan.
Project budget
De term 'projectbudget' verwijst naar een budget dat aangeeft hoe het geld dat voor het project wordt uitgegeven zal worden besteed. Het verdeelt de financiële details over de uitgaven en aankopen die nodig zijn om het project tot een succes te maken. Het budget toont bijvoorbeeld loon van de werknemers, aanschaf van machines, benodigdheden, gereedschappen en huur voor tijdelijke kantoorlocaties. Met andere woorden, de projectmanager zal in staat zijn om elke cent die aan het project is uitgegeven te verantwoorden.
Projectkosten
De term "projectkosten" verwijst naar de totale som die het project in kwestie het bedrijf zal kosten. Leidinggevenden gebruiken dit cijfer om wijzigingen aan te brengen in de andere budgetten van het bedrijf, zoals operationele budgetten, hoofdbegroting en onkostenbudgetten om ruimte te maken voor het project in kwestie. De totale projectkosten worden berekend door de totale kosten in het projectbudget bij elkaar op te tellen, zodat de bedrijfseigenaars weten hoeveel ze apart moeten houden.
Projectontwikkeling en veranderingen
Het totale projectkostenplan wordt beïnvloed als het projectbudget wordt aangepast tijdens de ontwikkeling en uitvoering van het project. Het project kan bijvoorbeeld worden beïnvloed door onvoorziene omstandigheden zoals slecht weer of het gebrek aan arbeidskrachten in het veld. Het budget kan veranderen als de machine breekt en moet worden vervangen. Als het budget verandert nadat het is goedgekeurd, wordt ook het totale projectkostenplan aangepast.
De kosten en het budget gebruiken
Bedrijfsleiders houden de oorspronkelijk geplande projectkosten en de uiteindelijke projectkosten voor toekomstige planning. Het verschil in kosten zal aantonen waar de planning gebreken vertoonde, wat gunstig is voor toekomstige projecten. Het is ook nuttig in termen van risicobeheer en preventiemaatregelen, zodat het budget nauwkeuriger kan zijn voor toekomstige projecten of taken.
