Misschien is de grootste uitdaging bij het maken van een samenvatting het kort houden als je zoveel wilt zeggen.Het idee achter een samenvatting is niet om uw lezer te overladen met details, maar om uw project of voorstel te verkopen nog voordat hij het langere rapport begint te lezen. Dit legt veel belang op een kort document, en soms kan visuele aantrekkingskracht evenveel tellen als uw eigenlijke woorden.
Beslissen of u een samenvatting nodig hebt
Uw project heeft misschien helemaal geen samenvatting nodig. Als u bent uitgenodigd om een voorstel in te dienen, kan de offerteaanvraag aangeven dat een samenvatting niet nodig is. Als het wel om een samenvatting vraagt, kan het gedetailleerd zijn wat u moet opnemen en dit zal het opmaken en schrijven veel gemakkelijker maken.
Lengte bepalen
Voordat u begint met schrijven en opmaken, helpt het om een idee te hebben van hoeveel pagina's u tot uw beschikking heeft om uw belangrijkste punten over te brengen. Colorado State University adviseert dat een samenvatting niet meer dan 10 pagina's of 10 procent van de lengte van uw gehele rapport of voorstel mag zijn. Maar Texas A & M University adviseert om 5 procent van je voorstel of rapport niet te overschrijden. Het zal tot op zekere hoogte afhankelijk zijn van de aard van uw project, maar de totale pagina's van uw rapport samenvatten en van plan zijn om ergens tussen de 5 en 10 procent daarvan binnen te komen.
Inhoud organiseren
Als u minder dan 10 pagina's hebt om mee te werken, is het van cruciaal belang uw informatie te organiseren voor de beste impact. Begin met een inleiding waarin het doel van uw rapport of voorstel wordt uitgelegd. Ga van daaruit naar het uitleggen van je doel of oplossing voor de problemen die in je inleiding aan de orde zijn gesteld. Wijs een sectie toe om bevindingen te onderzoeken die uw doel ondersteunen, indien van toepassing. Leg uit hoe je je project gaat uitvoeren. Als dit meerdere stappen omvat, kunt u deze opsplitsen met opsommingstekens. Doe vervolgens uw aanbevelingen en sluit af met een kort verkooppraatje.
Inhoud opmaken
Hoewel de lengte van je samenvatting belangrijk is, vermijd dan de verleiding om zoveel mogelijk woorden in je pagina's te proppen om het doel van je project naar huis te halen. Laat voldoende witte ruimte over om uw lezer niet te overbelasten wanneer hij voor het eerst naar de samenvatting kijkt - pagina's boordevol woorden kunnen ontmoedigend zijn. Gebruik korte alinea's die zijn opgedeeld door koppen en opsommingstekens. Probeer niet meer dan één alinea in elke sectie op te nemen. Naast elke koptekst kunt u een verwijzing opnemen naar welke pagina's van uw rapport gedetailleerdere informatie bevatten over wat er in die sectie wordt besproken. Vermeld uw contactgegevens aan het einde - als uw lezer meteen contact met u wil opnemen, wilt u niet dat hij uw rapport voor deze informatie moet doornemen. Je zou dit kunnen centreren zodat het opvalt.
