Rechtvaardigingrapporten bevelen wijzigingen in bedrijfsbeleid of -procedures aan. Ze leveren bewijsmateriaal dat een gedragslijn rechtvaardigt die bijvoorbeeld een probleem oplost of de prestaties verbetert. Ze presenteren vaak oplossingen die resulteren in financiële besparingen of winsten. Om een effectief rapport te maken, moet u overtuigende argumenten en ondersteunend bewijsmateriaal overleggen om de door u voorgestelde wijzigingen te ondersteunen.
Gebruik een standaardmemorokop (Naar / Van / Datum / Onderwerp) en vul deze in. Maak duidelijk wie het rapport moet lezen, wie het heeft geschreven en wat het inhoudsonderwerp is.
Schrijf een openingsparagraaf die het probleem of doel van uw rapport beschrijft. Leg in een paar zinnen uit wat uw aanbevelingen zijn en leg de voordelen uit die ze met zich meebrengen.
Schrijf een inleiding op uw rapport waarin het doel en de betekenis van uw rapport gedetailleerder wordt beschreven. Neem relevante achtergrondinformatie op die de lezer helpt de motieven en redeneringen achter uw aanbevelingen te begrijpen.
Gebruik de hoofdtekst van uw rapport om uit te leggen hoe u voorstelt om uw aanbevelingen te implementeren. Geef specifieke details over de nieuwe procedures of oplossingen en de effecten die ze zullen hebben. Leg uit wie er bij betrokken zal zijn, wat ze zullen doen, wat het gaat kosten en hoe lang het zal duren om het uit te voeren.
Vermeld het onderzoek of de methoden die u hebt gevolgd om tot uw conclusies te komen. Neem de nadelen en problemen op die de nieuwe procedures kunnen opleveren, evenals de voordelen. Wees nauwkeurig, organiseer uw materiaal logisch en wees eerlijk; dit zal uw argumenten kracht bijzetten.
Beëindig uw verantwoordingsrapport met een korte samenvatting van uw conclusies en aanbevelingen. Voer in dit stadium geen nieuwe informatie in; Bekijk in plaats daarvan de belangrijkste argumenten ter ondersteuning van uw aanbevelingen. Schrijf een korte afsluitende alinea voor uw memo.
Tips
-
Benadruk de voordelen van uw aanbevelingen en leg uit hoe ze opwegen tegen eventuele nadelen. Houd je schrijven positief. Vermijd woorden als misschien, misschien en mogelijk. Zorg voor evenwicht in uw rapport door alternatieve oplossingen te bespreken. Plaats de aanbeveling waarvan je denkt dat deze de laatste tijd veelbelovend is. Wees duidelijk over welke stappen u denkt te hebben genomen in uw aanbevelingen. Voorkom algemeenheden; specifiek zijn. Introduceer elke aanbeveling met een actief werkwoord om uw suggesties kracht bij te zetten.
