Managementinformatiesystemen bieden ondernemers de mogelijkheid om gegevens te verzamelen, verwerken en interpreteren. Gegevenssets kunnen bijna alle aspecten van bedrijfsactiviteiten omvatten, inclusief omzet, productiekosten en output van medewerkers. Bedrijfseigenaren onderzoeken MIS-gegevens, vergelijken het met eerdere tijdspaden en passen hun productiestrategieën aan. Hoewel MIS enkele merkbare voordelen biedt voor eigenaren en managers, heeft het ook enkele belangrijke nadelen.
Geïntegreerd systeem
Een leidend principe van MIS is dat alle computergerelateerde bedrijfsprocessen werken als een enkel geïntegreerd systeem. Een geïntegreerd systeem zorgt voor verbeterde communicatie tussen leidinggevenden, managers, afdelingshoofden en werknemers. Een volledig geïntegreerd MIS-systeem geeft bijvoorbeeld hetzelfde gegevensraamwerk aan de verkoopafdeling als aan de fabriek. De gedeelde gegevens kunnen leiden tot aanpassingen in de fabriek om de productie af te stemmen op de verkoopdoelen.
Betere beslissingen
De verbeterde communicatie die MIS biedt naar alle niveaus van het bedrijf verbetert de besluitvaardigheid van de verantwoordelijken. Het oude gezegde "kennis is macht" is van toepassing wanneer bedrijfseigenaren de in hun MIS-toepassingen verzamelde gegevens gebruiken om slimmere beslissingen te nemen. Een bedrijfseigenaar controleert bijvoorbeeld zijn MIS-systeem en ziet dat zijn voorraad onderdelen niet voldoende is om zijn productiedoelstellingen te behalen. De eigenaar kan dan besluiten om meer componenten te bestellen of om zijn productiedoelstellingen te verlagen.
Problemen met de gegevenskwaliteit
Een van de problemen met een MIS-raamwerk is dat de kwaliteit van het systeem grotendeels afhankelijk is van de kwaliteit van de gegevens. Als de gegevens onvoldoende, onjuist of misplaatst zijn, kunnen de beslissingen die managers nemen op basis van die gegevens, defect zijn. Een bedrijfseigenaar vindt bijvoorbeeld een klantorder van 100.000 eenheden in het MIS-systeem. Hij bestelt extra componenten van zijn leveranciers om aan die bestelling te voldoen. De daadwerkelijke bestelling was echter alleen voor 10.000 eenheden. De eigenaar overweegt ongewild de componenten, waardoor het bedrijf duizenden dollars kost.
Veiligheidsproblemen
Een ander probleem rond MIS-processen omvat gegevensbeveiliging. Hackers, identiteitsdieven en bedrijfssaboteurs richten zich op gevoelige bedrijfsgegevens. Dergelijke gegevens kunnen informatie van leveranciers, bankgegevens, intellectueel eigendom en persoonlijke gegevens over bedrijfsbeheer omvatten. De hackers verspreiden de informatie via internet, verkopen deze aan concurrerende bedrijven of gebruiken deze om het imago van het bedrijf te schaden. Zo werden verschillende winkelketens recentelijk getarget door hackers die klantinformatie uit hun MIS-systemen stalen en socialezekerheidsnummers en creditcardgegevens via internet verdeelden.
