Veel non-profit- en educatieve organisaties hebben filantropische ondersteuning nodig om hun activiteiten te ondersteunen. Een fondsenwervend banket is een van de beste manieren om fondsen te werven voor kunstprogramma's, scholen, ziekenhuizen, belangenbehartigingsgroepen en anderen. Deze evenementen kunnen ingewikkeld lijken om te plannen en te organiseren. Begin met een goede checklist, maak een kalender en vraag vrijwilligers om te helpen. Begin maanden voor de banketdatum en boek vroeg je locatie, catering, talent en entertainment.
Plan de afspraak en koop een planningsboek of notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) uitsluitend voor het evenement. Een map onderhouden voor records, contacten, visitekaartjes, ontvangstbewijzen, vrijwilligerslijsten, boekingen, menu's en alle details die voor, tijdens en na het evenement zullen verschijnen. Zorg dat je zo vroeg mogelijk een helper krijgt, zoals een vrijwilligerscoördinator, en begin met het delegeren van taken.
Budget van het evenement. Als u eenmaal weet wat de maximale head-count van de locatie is, kunt u de figuurkosten per persoon voor maaltijden, dranken, geschenkzakken en andere items op de lijst berekenen. Figuurkosten voor elk item op de controlelijst, zoals apparatuur, personeelskosten, huur, servicekosten, fooien enzovoort. De ticketprijzen en aangegane fondsen dekken deze kosten, maar de initiële uitgave omvat een aantal aanbetalingen en vervroegde kosten.
Lokaliseer en beveilig een faciliteit om het banket te houden. Dit kan een groot hotel zijn, een groot restaurant dat privéfeesten verwelkomt, een bed and breakfast of een historisch herenhuis. U moet de maximale capaciteit weten, zodat u uitnodigingen voor gasten niet overbelast, of meer tickets verkoopt dan de kamer toestaat. De meeste kwaliteitsinrichtingen zullen personeel hebben dat helpt bij de planning, maar ook bij catering en andere diensten binnenshuis.
Boek uw ceremoniemeester (MC). Neem contact op met lokale talentbureaus. Als u een "naam" -act of een beroemdheid wilt boeken, moet u lang van tevoren van de verwachte datum uitgaan, omdat sommige zeer drukke schema's hebben. Neem contact op met agenten en managers voor entertainment en boek al het talent.
Bestel uitnodigingen, tickets, programma's en ander drukwerk, zoals brochures van de organisatie waarvoor geld wordt ingezameld. Als je een veiling wilt houden, begin dan met het schenken van items. Een team van vrijwilligers kan die verantwoordelijkheid aan. Stille veilingen hebben geen veilingmeester nodig, maar een biedingsveiling wel. Bepaal of je MC het zal doen, of dat je een aparte specialist nodig hebt. E-mailuitnodigingen voor de donorlijst van de organisatie. Zorg ervoor dat je opmerkt dat het evenement semi-formeel is. Geef in het bijzonder iets op dat gasten moeten weten na de datum, tijd, plaats en speciale gasten of entertainment. Zorg ervoor dat je je veiling promoot.
Adverteer het evenement via nieuwsbrieven, online advertenties, lokale kranten en radiostations die PSA's (Public Service Announcements) voor non-profitorganisaties hebben. Lokale televisiestations kunnen ook een evenementenkalender hebben en lokale nieuwsprogramma's kunnen een kort interview of een plug voor het evenement doen, dus houd alle details bij de hand.
Praat met de chef-kok van de locatie, of regel buiten catering. Bepaal of u een buffet of een volledige maaltijd wilt eten. Vertel hem wat uw budget is en hoeveel hij verwacht te tellen. Dit kan worden afgerond naarmate je dichterbij komt, maar het is altijd beter om je voor te bereiden op meer mensen dan je verwacht, dan om te achterlopen bij de werkelijke behoeften.
Houd regelmatig contact met vrijwilligers, collega's en alle medewerkers van het evenement. Ken een speciale assistent toe aan elke celebrity- of entertainmentgroep om tijdens het evenement iets te helpen. Ontmoet alle vrijwilligers van tevoren om zeker te zijn dat ze weten hoe ze zich moeten kleden, wat ze moeten doen, waar ze zijn, enz.
Kom veel vroeger op de evenementlocatie aan om de ruimte te versieren en in te richten. Als je vertrekt om jezelf voor te bereiden, keer dan terug met voldoende tijd om speciale gasten, beroemdheden en entertainment te ontmoeten en leid ze naar waar ze achter het werk zitten, werken of wachten. Als je een live band hebt, zullen ze vroeg verschijnen om audits in te stellen en te doen. Houd toezicht op de laatste details die samen komen en geniet van het evenement. Zorg er daarna voor dat alles wordt schoongemaakt en dat al het personeel of sleutelpersoneel wordt betaald. Verzamel donatie-enveloppen en geef deze aan de juiste persoon die de organisatie vertegenwoordigt.
