Een onkostendeclaratie is een rapportage aan een klant of werkgever die de kosten beschrijft die een werknemer of aannemer heeft betaald bij het voltooien van een taak voor de klant of werkgever. Onkostendeclaraties worden ook voor fiscale doeleinden door ondernemers onderhouden.
Functie
Een onkostendeclaratie documenteert de kosten van het uitvoeren van een bepaalde activiteit, die worden doorgegeven aan de persoon, organisatie of onderneming namens wie de activiteit werd uitgevoerd. Normaal gesproken geeft een onkostendeclaratie alleen de uitgaven weer die de bereider graag vergoed zou willen krijgen. Ontvangstbewijzen en logboeken worden gewoonlijk verstrekt ter ondersteuning van een onkostendeclaratie om te verifiëren dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt.
Gebruik
Een onkostendeclaratie wordt vaak gebruikt om aannemers en werknemers te vergoeden door ervoor te zorgen dat ze hebben voldaan aan een intern kostenbeleid en aan de regels van de Internal Revenue Service over de aftrekbaarheid van zakelijke uitgaven. Onkostendeclaraties worden ook bewaard om de IRS het bewijs te leveren dat bepaalde uitgaven in de loop van het bedrijf zijn gemaakt.
De meest voorkomende uitgaven waarvoor werknemers worden vergoed zijn reis-, maaltijden- en entertainmentuitgaven.
Reiskosten
Vliegtickets, kilometers op een persoonlijk voertuig, tol, autohuur, hotelkamers, maaltijden die op de weg worden gegeten, tips voor hotelmedewerkers en parkeertarieven op de luchthaven zijn allemaal voorbeelden van de kosten die veel klanten of werkgevers zullen vergoeden als een onkostendossier documenteert de kosten worden verstrekt.
Maaltijden en entertainmentuitgaven
Een potentiële klant meenemen om te lunchen of een promotie in een bar met een collega vieren, zijn beide voorbeelden van maaltijd- en entertainmentkosten die een klant of werkgever mogelijk vergoedt wanneer een kostenrapport wordt verstrekt. Alvorens terug te betalen, kan de werkgever of klant bonnen nodig hebben die tips en andere servicekosten documenteren.
Creditcard onkostenrekeningen
Veel organisaties en bedrijven eisen dat werknemers zakelijke uitgaven betalen met behulp van een creditcard die op naam van de werknemer is uitgegeven. De werknemer is vaak persoonlijk verantwoordelijk voor het betalen van de rekening.
De organisatie of bedrijf krijgt een kopie van de factuur en vergoedt alleen de kosten die worden weergegeven op deze creditcardrekening wanneer ondersteunende documenten zoals ontvangsten, logboeken en zakelijke rechtvaardigingen worden verstrekt in de vorm van een onkostendeclaratie.
Waarschuwing
Het is belangrijk om het kostenbeleid of de verwachtingen van de klant / werkgever te begrijpen voordat kosten ontstaan waarvoor vergoeding wordt verwacht. Zeer weinig dingen kunnen een klant-aannemer of een arbeidsrelatie sneller verzwakken dan een meningsverschil over geld.
Het is vaak een goed idee om een kopie van de ontvangen bonnen met een onkostendeclaratie te bewaren, in het geval dat dubbele indiening vereist is.
