Iedereen die een bedrijf runt, staat voor de uitdaging om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste stappen nemen om de klus te klaren. Dit geldt met name voor bedrijven die producten produceren of diensten verlenen, overheidsinstanties die voorschriften moeten afdwingen en organisaties zoals ziekenhuizen die zijn belast met de gezondheid van patiënten. Hoe zorgen deze zorgen ervoor dat werknemers de juiste stappen volgen? Ze schrijven kwaliteitsprocedures die de rol van elke medewerker bij het verbeteren van de algehele prestaties specificeren.
Begin met het begrijpen van het verschil tussen interne en externe kwaliteit. Interne kwaliteit verwijst naar de pogingen van een bedrijf om zijn interne activiteiten te verbeteren, zoals het verbeteren van het management en de prestaties van medewerkers. Externe kwaliteit verwijst naar de inspanningen van een bedrijf om een hoge mate van klanttevredenheid te behouden.
Focus op schrijfprocedures om de interne kwaliteit te verbeteren. Benadruk dat iedereen in het bedrijf - van ondersteunend personeel tot managers op hoog niveau - moet deelnemen. Bedenk echter dat als u oprechte interesse toont in de reacties van medewerkers op nieuwe procedures, u waarschijnlijk werknemersbetrokkenheid zal inspireren, wat uiteindelijk het moreel verhoogt.
Neem advies van de International Organization for Standardization (ISO), die kwaliteitsnormhandleidingen heeft gepubliceerd voor gebruik door fabrikanten en serviceproviders. Volgens Praxiom Research Group Limited, die ISO-normen interpreteert voor het grote publiek, suggereert ISO 9004 dat bedrijven "een sociaal-culturele omgeving creëren die verbetering ondersteunt." Dit betekent dat managers supportpersoneel moeten respecteren om in ruil daarvoor respect te krijgen, het bedrijf moet deel bedrijfsinformatie met werknemers en dat leidinggevenden werknemers kunnen stimuleren om beter te werken door het goede voorbeeld te geven.
Ontwikkel een systeem om de verbetering van het kwaliteitsproces te meten. Opnieuw adviseert ISO 9004 dat bedrijven leren hoe de klanttevredenheid en de professionele ontwikkeling van medewerkers gemeten kunnen worden, de belangrijkste componenten van een totaal kwaliteitsmanagementsysteem.
Overweeg suggesties van GMP, een wereldleider in goede productiepraktijken, voor bedrijven die kwaliteitsprocedures willen schrijven. GMP suggereert dat managers elke taak begrijpen voordat ze er procedures voor schrijven. Ze moeten de belangrijkste stappen vermelden die werknemers moeten volgen bij het uitvoeren van hun specifieke taken.
Schrijf kwaliteitsprocedures in het dagelijks taalgebruik. Volgens GMP, "Je kunt de leesbaarheid van de procedure vergroten door korte, eenvoudige zinnen te gebruiken."
Leer hoe u de procedures kunt verpakken, zodat werknemers er aandacht aan besteden. GMP raadt u bijvoorbeeld aan extra stappen te nemen om opvallende pagina's, inhoudsopgaven, indices en aantrekkelijke beelden te ontwerpen.
Gebruik afbeeldingen in uw handleidingen of instructies voor kwaliteitsprocedures. Niet alleen kunnen afbeeldingen uw instructies begrijpelijker maken, maar ze kunnen ook worden gebruikt om belangrijke punten te benadrukken of om de interesse van werknemers te wekken.
