Uw factureringssysteem kan zo rudimentair zijn als een pen en grootboek of zo geavanceerd als een computer en een softwareprogramma dat is ontworpen om alles te beheren, van het berekenen van kosten tot het versturen van verklaringen. Raffinement terzijde, fundamentele factureringsconcepten zijn sinds bijbelse tijden niet veranderd. Er is nog steeds een serviceprovider, een servicegebruiker en de vergoeding die de relatie bindt.
Facturering begint met mensen
Uw personeel bouwt een profiel op van elke klant als de eerste stap in het ontwerpen van een factureringssysteem dat individueel is voor uw onderneming. Het gegevenspersoneel verzamelt namen, factuuradressen en voorwaarden waaronder uw kosten worden geïnd. Als een derde partij zoals een verzekeringsmaatschappij hierbij betrokken is, is die informatie ook beveiligd. Klanten kunnen u vragen om hen rechtstreeks te factureren of kosten in rekening te brengen op een creditcard.
Gegevensinvoer en verificatie
Informatie van klanten wordt ingevoerd in een softwareprogramma of handmatig vastgelegd in een grootboek. Verificatie van credit scores en dekking van verzekeringsmaatschappijen kan worden bereikt via de telefoon of website toegang. Uw personeel moet mogelijk toegang hebben tot gevoelige informatie zoals credit scores om een volledig profiel voor uw factureringssysteem op te bouwen, aangezien sommige klanten hun schuld in termijnen willen aflossen.
Coderingsaccounts
Of uw bedrijf nu één service (een consultatie) of een groot aantal services factureert (consult, laboratoriumkosten, materialen en dergelijke), het instellen van een coderingssysteem om elke service en elk product te categoriseren is essentieel voor het bijhouden van geld. Een tandartspatiënt kan bijvoorbeeld worden gefactureerd voor een schoonmaakbeurt, maar de vergoeding die in rekening wordt gebracht als de tandarts de procedure uitvoert in plaats van de mondhygiënist is niet hetzelfde, dus twee codes worden gebruikt voor factureringsdoeleinden. Eén code kan een gouden kroon betekenen, terwijl een andere de minder dure porseleinen dop voorstelt. Codes hebben een dubbele taak, waardoor u kosten en categorieën kunt bijhouden, zodat u altijd weet hoe tijd en middelen worden uitgegeven.
Rekeningen worden uitgegeven
Je hebt een aantal manieren om je datingsysteem te dateren. Sommige bedrijfseigenaren factureren elke klant elke maand op dezelfde dag. Als u geen computer gebruikt om deze klus te klaren, is het volgen van een klus zinvol. Als alternatief kan uw elektronische factureringssysteem u in staat stellen om klanten te sorteren op 'servicedatum'. Een service van 10 juli genereert bijvoorbeeld automatisch een verklaring op 10 augustus met behulp van standaard 30-daagse factureringscycli. Uw cashflow kan beter worden gediend door het versturen van verklaringen binnen enkele dagen na een uitgevoerde dienst. U kunt zowel snail-mail als elektronische facturering gebruiken om klanten te factureren.
Facturen worden bijgehouden
Het markeren van accounts nadat de vervaldatums zijn verstreken, vormt een belangrijk onderdeel van het factureringssysteem van elk bedrijf. Betalingsherinneringen die worden gecoördineerd met de toevoeging van "achterstallige betalingen" zijn een ander voordeel voor het onderhouden van een computergebaseerd factureringssysteem. Als alternatief kunnen leden van uw boekhoudkundig personeel een "hotfile" -systeem gebruiken met een lijst met vervaldatums die oproepen oproepen om klanten eraan te herinneren facturen te betalen zodra een vervaldatum is verstreken.
Collectiediensten, audits en tussenpersonen
Misschien geeft u er de voorkeur aan om uw eigen incassoservices te beheren in plaats van een extern bureau te gebruiken om niet-betalingsproblemen te overzien. Periodieke, zelfcontrolepraktijken vangen veel soorten onregelmatigheden in het factureringssysteem op. U kunt zich ook aanmelden bij een op te zetten clearinghouse om voor elk aspect van uw factureringssysteem te zorgen, van cheques voor klantenkrediet tot uitgifte van facturen. Deze diensten zijn niet goedkoop, maar als u de facturering liever uitprobeert, kan de afweging de kosten waard zijn.
