Rapporten zijn de meest gebruikelijke methode voor het verspreiden van informatie in de bedrijfswereld. Feitelijke rapporten analyseren en beschrijven een situatie en bevatten een grote hoeveelheid nauwkeurige gegevens. Succesvolle rapportschrijvers weten dat het schrijven van het rapport pas het einde van het proces is. Ze plannen hun rapport, ze bekijken het doel ervan en wie het gaat lezen en ze beslissen wat ze erin stoppen en hoe ze het effectief kunnen organiseren. Een effectief geschreven en goed gepresenteerd feitelijk rapport is het resultaat van een zorgvuldig gepland proces.
Identificeer de Reader en stel doelen in
Overweeg de kennis van de lezer
Overweeg wat de lezer al weet. Veelvoorkomende problemen in feitelijke rapporten overschatten de kennis van een lezer en onderschatten deze. Het is gemakkelijk om mensen te overrompelen met jargon of ze te vervelen met simplistische informatie. Probeer erachter te komen hoeveel uw lezer al weet en communiceer op het juiste kennisniveau.
Begrijp de interesses van uw Reader
Denk aan de houding van de lezer. De lezer heeft mogelijk speciale interesses, sympathieën of antipathieën. Begrijp wat uw lezer echt wil. Lever een rapport dat hun attitudes zal aanspreken of dat niet wordt gelezen. Overdenk of de persoon die het rapport leest dit zal doen op basis van vooropgezette ideeën over de inhoud.
Bepaal welke kennis de Reader nodig heeft
Bepaal welke feitelijke kennis de lezer nodig heeft. Overweeg in hoeverre u achtergrondinformatie moet geven of technische termen moet definiëren.
Overweeg de gewenste feiten
Kijk naar welke feiten de lezer wil leren. Bedenk hoe de feitelijke gegevens die u presenteert dit zullen opleveren. Soms kan het proces aantonen dat een rapport helemaal niet nodig is of dat het doel op een andere manier het best kan worden bereikt.
Materialen, structuur en stijl
Selecteer zorgvuldig materiaal
Selecteer zorgvuldig uw materiaal. Houd het simpel en verantwoord uw conclusies. Vereenvoudig zoveel mogelijk. Gooi vreemd materiaal weg en concentreer u op het essentiële. Verantwoord uw conclusies met feiten en vermeld waar u ze hebt gevonden. Bouw de feiten in een logisch en consistent geval, zodat uw lezer tot dezelfde conclusies kan komen.
Plan de structuur van het rapport
Plan de structuur van het rapport. De feiten moeten een reeks aanwijzingen zijn die de lezer tot uw conclusie brengen. Begin met het indelen van uw rapport in hoofdsecties. Elk onderwerp kan op deze manier worden onderverdeeld. Deze onderverdelingen kunnen de kopjes in uw rapport worden.
Maak een lijst onder elke kop van alle punten die u wilt weergeven en noteer de informatie die u nodig hebt om ze te ondersteunen. Rangschik de punten in een logische volgorde die overeenkomt met uw doelstellingen.
Een passende stijl toepassen
Pas een geschikte stijl toe. Hoewel rapporten strikte afspraken naleven, is er ruimte voor persoonlijke stijl. Effectieve rapporten maken gebruik van een redactie- en redactieproces. Kies de terminologie die uw lezer kent. Technische termen zijn nuttig voor collega-specialisten, maar zullen verwarrend zijn voor anderen.
Gebruik geschikte presentatietechnieken
Gebruik geschikte presentatietechnieken. Rapporten bevatten tabellen, grafieken, staafdiagrammen of andere diagrammen om gegevens te presenteren.
Volg de conventies van rapportschrijven
Bereid een titelpagina voor
Maak een titelpagina. Dit bevat normaal de titel, ondertitels, datum, naam van de auteur en positie in het bedrijf. Het geeft ook aan wie het feitelijke rapport ontvangt. Het kan ook een referentienummer of een andere vorm van classificatie dragen.
Schrijf een samenvatting
Schrijf een samenvatting. Dit is vooral nodig als het rapport lang is. Het geeft drukke mensen de essentie van het rapport zonder dat ze het allemaal hoeven te lezen. Een aantrekkelijke samenvatting kan mensen motiveren om het hele rapport te lezen.
Een inhoudspagina opnemen
Voeg een inhoudspagina toe. Dit is een aparte pagina met de belangrijkste secties of hoofdstukken, subsecties en bijlagen. Het geeft ook paginanummers en moet de relatie tussen secties aangeven.
Schrijf een inleiding
Gebruik een inleiding om het doel van het feitelijke rapport uit te leggen. Dit geeft achtergrondinformatie en legt uit waarom het nodig is. De inleiding vermeldt de doelstelling van het rapport, de mensen waarvoor het is geschreven en de reikwijdte ervan.
Organiseer de tekst van het rapport
Organiseer de inhoud van het rapport. Dit bevat je gedetailleerde feiten en bevindingen, laat zien hoe ze tot stand zijn gekomen en geeft de gevolgtrekkingen aan die je hebt gemaakt. Lever uw conclusies. Vat de belangrijkste feitelijke punten van uw rapport samen en bied een weloverwogen oordeel over hen.
Tips
-
Probeer kopieën te verkrijgen van andere rapporten die zijn geschreven voor het beoogde publiek. Dit geeft je een duidelijk beeld van wat er van je wordt verwacht.
