Een document met lessons learned documenteert belangrijke gebeurtenissen in uw project om anderen op weg te helpen. Dergelijke rapporten zijn ontworpen om gewenste resultaten in toekomstige zakelijke projecten te bevorderen en te voorkomen dat dezelfde fouten worden herhaald. Het opstellen van een lessons learned rapport is een van de laatste handelingen die een projectmanager aan het einde van elke opdracht uitvoert, maar weinig taken zijn even essentieel voor zakelijk succes op de lange termijn.
Eerlijkheid duurt het langst
De belangrijkste eigenschap van een lessons learned-rapport is eerlijkheid.Dit is niet het moment om de feiten te draaien om jezelf er goed uit te laten zien door negatieven te negeren en de positieve punten te accentueren. Hoe eerlijker en directer het rapport, hoe waarschijnlijker het zal zijn om diegenen te helpen die in de toekomst soortgelijke projecten leiden. Beveilig feedback van teamleden en belanghebbenden voordat iedereen vertrekt voor haar volgende opdracht en neem die feedback op in uw rapport om ervoor te zorgen dat alle perspectieven worden bekeken.
Leg essentiële informatie vast
Beschrijf de projectdoelen in uw geleerde lessenrapport en de projectmanager en leiders die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren ervan. Beschrijf ook de klant, de data van het project en de deliverables of geproduceerde producten. Structureer het rapport om technische, projectmanagement en algemene managementaspecten te scheiden. Het technische gedeelte richt zich op het werk zelf. In de afdeling projectbeheer worden onder meer de uitsplitsingsstructuur van het werk, de risicoplanning en tijdlijnen beoordeeld, terwijl een algemene managementsectie zich bezighoudt met communicatie- en leiderschapskwesties en interactie met de klant of klant.
Een compleet beeld
Lessen uit geleerde lessen moeten informatie bevatten over wat werkte, wat niet werkte en welke veranderingen de projectmanager achteraf zou aanbrengen. Een rapport kan bijvoorbeeld een technische oplossing bevatten voor een ingewikkelde softwareplug die met succes is geïmplementeerd - en ook de processtoring die de fout in de eerste plaats heeft veroorzaakt. Het project kan op budget zijn voltooid, maar sommige gebieden kosten veel meer dan verwacht en andere kosten minder. Specifiek zijn over die cijfers en wat het project heeft onthuld, kan anderen helpen successen te herhalen en vergelijkbare wegversperringen te voorkomen.
Vat bevindingen samen
Voor langere lessen-geleerde rapporten, zou een laatste stap kunnen zijn het opstellen van een samenvatting die kort de meest kritische afhaalrestaurants beschrijft. Dit kan een alinea of een pagina zijn en zou genoeg moeten zijn voor een drukke manager om een duidelijk beeld te krijgen van wat de rest van het rapport bevat.
