Een charterverklaring (ook bekend als een projectcharter of mission statement, afhankelijk van de context) wordt gebruikt om doelen, doelstellingen en principes van een bepaald team te schetsen. Statementsverklaringen zijn veelzijdig en moeten worden afgestemd op de specifieke behoeften en eisen van een bepaalde groep (of organisatie). Ze kunnen formeel of informeel, gedetailleerd of gegeneraliseerd zijn. In essentie moet een handvestverklaring de meest duidelijke en directe koppeling zijn van de doelstellingen en motivaties van een team.
Onderdelen van een charterverklaring
De verschillende delen waaruit een charterstatement bestaat, variëren. Voor sommige charterverklaringen kunnen veel elementen zoals een missieverklaring, een doellijst en een waarden- of principeslijst worden opgenomen. Voor andere charterverklaringen zijn slechts één of twee elementen nodig of geschikt. Handvestverklaringen zijn zowel interne als externe documenten; ze bieden een organisatie een interne samenhangende filosofie, terwijl ze externe groepen en individuen laten zien waarom en hoe het team functioneert.
Present en toekomst
Een charterverklaring moet de huidige status van het team of de organisatie verbinden en spreken over zijn capaciteiten, competenties en doelen. Het heden moet ook via de charterverklaring met de toekomst worden verbonden. Hoe elk van deze drie elementen een pad zal smeden om de geformuleerde doelstellingen te bereiken, houdt alle teamleden gefocust op het bereiken van een uniform doel. Duidelijk geformuleerde methodologieën en benchmarks voor succes zijn tekenen van een sterke charterverklaring.
Interne motivatie
Er is een sterke interne motivatie vereist om een team gefocust te houden op een gemeenschappelijk doel, en een verklaring van het handvest helpt teamleden te helpen door hen een gemeenschappelijke routekaart naar succes te geven. Er moet dus een gedeelde identiteit worden vastgesteld. Een gevoel van kameraadschap en samenhang tussen leiderschap en teamleden is van fundamenteel belang voor succes. Bovendien wordt het doel van de organisatie of het team gedefinieerd door de charterverklaring.
Een charterverklaring opstellen
Er zijn drie kernvragen die moeten worden beantwoord bij het ontwikkelen van een handvestverklaring. Ten eerste, wat doet het team? Wat zijn bijvoorbeeld de essentiële functies, kenmerken en capaciteiten ervan? Ten tweede, wie is het beoogde publiek van de vaardigheden van het team? Zal de organisatie zich richten op klantenservice? Patiënten? Of is er iemand of iets anders aan de ontvangende kant van de mogelijkheden van het team? Tot slot, hoe zal het werk worden uitgevoerd? Wat zijn de strategieën en succesfactoren van het team?
Samenwerking
De verklaring van het handvest moet ook gezamenlijk worden geïntegreerd in de bredere filosofie van de organisatie. De visie van de organisatie moet worden ondersteund en verbeterd door de charterverklaring. Hoewel een visie kan uitdragen wat de vérstrekkende doelen van de organisatie zijn, biedt de charterverklaring het kader en anticipeert op de vaardigheden en de noodzaak om die doelen te bereiken.
