Enige bron rechtvaardigingen (SSJ's) zijn een vereiste bij de meeste instellingen waar het kopen van artikelen (benodigdheden, uitrusting, diensten, etc.) over een bepaalde gelddrempel een multifactoriële verklaring vereist waarom genoemde items alleen uit één bron kunnen komen. Velen vinden het schrijven van SSJ's omslachtig en begrijpen niet waarom de verklaring dat dit het item is dat ze willen kopen voldoende is. De inkoopafdeling moet echter geldige redenen hebben waarom deze artikelen niet kunnen worden verkregen door middel van een volledige en open competitie, waarbij een willekeurige leverancier op het contract kan bieden. Hoewel de meeste instellingen hun eigen sjablonen hebben voor het aanvragen van een geschikte SSJ, beschrijft dit artikel de basisstappen die inherent zijn aan het onderbouwen van al dergelijke inkoopaanvragen.
Geef het tekstverwerkingsdocument een titel als enige bron Verantwoording voor het specifieke inkoopordernummer, indien van toepassing, en vermeld alle institutionele beleidsnummers over waarom een enige bron nodig is voor deze aanvraag.
Beschrijf het specifieke gebruik van het item. Geef specifiek aan waar het item voor zal zijn en wat het gaat doen. Vermeld hier alle projectnummers en titels die het betreffende materiaal zal ondersteunen.
Vermeld de onderscheidende kenmerken van het artikel en waarom dit de enige is die aan de vereisten voldoet. Dit kan het toevoegen van een add-on aan een bestaand systeem of het vervangen van een bestaand systeem zijn. Copyrights en handelsmerken kunnen hier van toepassing zijn, afhankelijk van de situatie.
Leg uit wat er zou gebeuren als er in plaats daarvan een ander, ongelijk object werd ingekocht. Inclusief eventuele vertragingen bij de training, wijziging van standaard operationele procedures, enz. Die de instelling tijd, geld en algehele voltooiing van projecten zou kosten.
Geef een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden om te bepalen welke andere, soortgelijke items worden aangeboden door andere leveranciers en waarom deze artikelen niet voldoen aan de vereisten die zijn vermeld in de vorige stappen. Mogelijk moet dit expliciet worden vermeld: bedrijfsnamen, contactgegevens en in sommige gevallen geldige offertes.
Neem de naam, titel en contactgegevens op van de primaire contactpersoon voor de SSJ (dit hoeft niet de persoon te zijn die deze heeft geschreven) en voeg een kopie samen met de bestelling toe.
Tips
-
Volg altijd de voorgestelde institutionele sjabloon voor een SSJ als deze beschikbaar is, want dit is de meest zekere manier om iemand goedgekeurd te krijgen. Praat met anderen die SSJ's hebben geschreven en vraag om hun voorbeelden van succesvolle inzendingen te zien. Evenzo, als je eenmaal een succesvolle inzending hebt ontvangen, bewaar dat document dan op een veilige plaats en baseer je daarop alle toekomstige. Het is natuurlijk belangrijk om zoveel mogelijk informatie te geven over de gevorderde items; hoe minder tijd de inkoop kost om terug te komen naar en vragen te stellen aan de opsteller van de SSJ, hoe minder tijd het kost om de items te krijgen.
Waarschuwing
Het inkoopproces wordt over de hele linie strenger en SSJ's worden steeds gecompliceerder en lastiger. Neem dit proces serieus en toon respect voor de procedures en hoop het beste.
