Een factuur is een communicatiemiddel dat uw klanten vertelt wat u voor hen heeft verstrekt, hoeveel het kost en hoe ze moeten betalen. Facturen kunnen zo eenvoudig zijn als een handgeschreven blad met een paar notaties of ze kunnen verfijnde, professioneel ontworpen, geautomatiseerde documenten zijn. Duidelijke en informatieve facturen geven uw bedrijf geloofwaardigheid bij uw klanten. Ze helpen u ook om eerder dan later later te worden betaald door uw klanten te laten weten wanneer u van hen verwacht dat ze het overnemen.
Factuurnummers
Facturen worden in de volgende volgorde geschreven en een factuurnummer helpt u om een bepaalde factuur in een reeks te vinden of ernaar te verwijzen. Als uw facturen niet zijn gecomputeriseerd, archiveer ze dan in de volgorde waarin u ze uitgeeft, zodat u gemakkelijk de factuur kunt vinden die u nodig hebt. Als u blokken met facturen koopt die u handmatig invult, worden ze geleverd met voorbedrukte nummers en worden de facturen aan elkaar gekoppeld, zodat u geen extra werk hoeft te doen om ze op orde te houden. Als u geautomatiseerde facturen maakt met software zoals QuickBooks of Square, zal het programma het werk voor u doen en zullen uw facturen op volgorde worden uitgegeven.
Wanneer u terug moet verwijzen naar een factuur, bijvoorbeeld als een klant een vraag heeft over de betaling of als u een cheque hebt ontvangen en de factuur als betaald wilt markeren, zoekt u eenvoudig naar het factuurnummer. U kunt uw reeks facturen beginnen met elk nummer dat u kiest, dus zelfs als u uw allereerste factuur schrijft, kunt u deze een hoger cijfer geven om uw bedrijf meer gevestigd te laten lijken.
Wat moet op een factuur staan?
Afgezien van het factuurnummer, moet een factuur alles bevatten wat u nodig hebt om de nodige informatie over te brengen naar uw klant zodat u kunt worden betaald. Naast een kennisgeving van een verschuldigd bedrag, is een factuur ook een handig naslagwerk voor klanten die willen weten wat ze hebben ontvangen en in welke hoeveelheid. Opnemen op uw factuur:
- De naam, het adres, het telefoonnummer en e-mailadres van uw bedrijf.
- De datum waarop de factuur werd geschreven of de datum waarop het product werd afgeleverd. Gebruik een datingsysteem of een ander, maar wees consistent.
- De naam en het factuuradres van uw klant.
- Het verzendadres van uw klant.
- De hoeveelheid van elk bestelde artikel, de naam of het inventarisnummer van elk bestelde artikel, de eenheidsprijs van elk bestelde artikel en de totale prijs van elk artikel, berekend door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs.
- Het totale verschuldigde bedrag voor alle items op de factuur.
- Verschuldigde omzetbelasting, indien van toepassing.
- Betalingsvoorwaarden, zoals onder rembours of netto 15 (15 dagen te betalen).
Facturen gebruiken voor snelle betaling
Een beetje nadenken en zorg bij het maken van facturen kan u helpen sneller en consistent betaald te worden. Hoe eerder u uw factuur verzendt, hoe eerder uw klant weet hoeveel hij moet betalen en wanneer de betaling verschuldigd is. Hoewel betalingsvoorwaarden zoals tijdsduur tussen levering en betaling meestal van tevoren worden onderhandeld, kan het duidelijk en zichtbaar zijn van deze voorwaarden op de factuur een nuttige herinnering zijn. Als uw klant achterloopt op betaling voor eerdere facturen, inclusief een totaal verschuldigd bedrag op de huidige factuur, kan dit de betaling versnellen door de klant de stap te besparen van het opzoeken van eerdere openstaande bedragen.
