Langzame orderafhandeling kan de kwaliteit van de klantenservice die uw bedrijf kan bieden, verlagen. Klantenservice van lagere kwaliteit zal uiteindelijk de financiële basis van uw bedrijf beïnvloeden. Door goedkeuringen voor inkooporders zo snel en efficiënt mogelijk te laten verwerken, beschikt uw bedrijf over supplies die nodig zijn om de zaken vlot te laten verlopen. Door de e-mailclient van Microsoft Outlook te gebruiken voor het verzenden van goedkeuringsverzoeken voor bestellingen, kunt u het proces voor het bestellen van benodigdheden of groothandelproducten stroomlijnen, terwijl u er toch voor zorgt dat u de juiste inkoopprocedures volgt.
Een bestelling voorbereiden
Ga naar de sjabloontoewijzing 'Inkoop- en verkooporder' van Microsoft Office en kies een sjabloon. Zorg ervoor dat u de sjabloon kunt openen, bewerken en opslaan in een programma op uw computer. Maak sjablonen met Microsoft Excel, Microsoft Word of een ander toepasselijk programma.
Selecteer "Openen" wanneer u op de knop "Download" klikt voor uw geselecteerde sjabloon om de sjabloon in het aangewezen programma te openen. Pas de sjabloon aan uw behoeften aan en sla deze op uw computer op.
Maak en bewaar uw eigen aangepaste sjabloon als u niet tevreden bent met een van de sjablonen die beschikbaar zijn bij Microsoft. Indien nodig kunt u de Microsoft-sjablonen als richtlijn gebruiken.
Maak een "Nieuw document" op basis van uw sjabloon met behulp van het programmamenu. Het gebruik van een snelkoppeling biedt geen toegang tot sjablonen. Vul uw document in en sla het op uw computer op.
Gebruik een financieel programma om een bestelling te verzenden als u zo uw bestellingen maakt. Sommige financiële programma's, zoals QuickBooks, hebben integratie met Microsoft Outlook, zodat u rechtstreeks vanuit het programma een inkooporder ter goedkeuring kunt verzenden.
Exporteer inkooporders van financiële software zonder Microsoft Outlook-integratie met spreadsheet of word-formaat indien mogelijk. Als dit niet mogelijk is, drukt u de voltooide bestelling af als een PDF-document en slaat u deze op uw computer op.
Verzend een bestelling
Open Microsoft Outlook en klik op de knop "Nieuw" in de linkerbovenhoek om een nieuw bericht te openen.
Ga naar het tabblad "Invoegen". Klik op "Bestand bijvoegen" en navigeer naar de bestelling om het te selecteren. Klik op de knop "Invoegen" om deze bij de e-mail te voegen.
Stel de lettergrootte in op 14 en de letterkleur op zwart. Typ "Ik heb de bijgevoegde inkooporder gecontroleerd en goedgekeurd:" Start een nieuwe regel.
Stel de lettergrootte in op 11 en de letterkleur op grijs. Typ 'Bekijk de bijgevoegde inkooporder en beantwoord deze e-mail. Typ onder "Y- Uw naam" om de bestelling goed te keuren of "N- Uw naam" om de bestelling te weigeren. Opmerking: het antwoord moet afkomstig zijn van het e-mailaccount waarnaar het is verzonden.
Sla vier regels over en stel de tekengrootte in op 14 en de letterkleur op zwart. Typ " Ik ben niet gemachtigd om deze inkooporder goed te keuren." Start een nieuwe regel.
Stel de lettergrootte in op 11 en de letterkleur op grijs. Typ "Antwoord op de afzender. Plaats een X in het bovenstaande veld als u niet gemachtigd bent om deze inkooporder goed te keuren en als u weet wie dat is, voeg dan de naam toe, bijvoorbeeld X - Bill Smith."
Tips
-
Druk een kopie van een goedgekeurde e-mail met inkooporders af en voeg deze toe aan de factuur voor de aankoop om te documenteren dat de aankoop is geautoriseerd.
Waarschuwing
Het verkrijgen van een fysieke handtekening is veiliger dan een goedkeuring via e-mail omdat iemand anders toegang kan krijgen tot het e-mailaccount van de persoon als deze de hele dag is ingelogd.
