Vaak wanneer een organisatie hulp van buitenaf zoekt voor een project, geeft het een RFP uit, of een verzoek om een voorstel. Contractanten reageren vervolgens op de RFP, schetsen hoe zij kunnen helpen met het project en waarom hun bedrijf of team de beste optie is voor de taak. Om de meest complete antwoorden te ontvangen en de juiste keuze te maken, moeten RFP's enkele basisinformatie bevatten.
Een RFP moet altijd beginnen met een inleiding en een overzicht van de organisatie die de aanvraag doet en het probleem of project waar hulp nodig is. De inleiding is meestal niet meer dan een of twee alinea's en moet ook de vervaldatum voor het project en het voorgestelde budget bevatten. Door deze informatie op te nemen, kunnen bedrijven een beslissing nemen over het al dan niet reageren op de RFP.
Project details
Het tweede deel van een RFP moet details bevatten over het specifieke project of programma. Geef specifieke informatie over het doel en de structuur van het project en details over het team dat eraan werkt, locatie, planning en status. Deze informatie helpt respondenten de context van het project te begrijpen; zij kunnen vervolgens hun reactie afstemmen op de behoeften van de aanvragende organisatie.
Reikwijdte van de dienst
Een RFP moet aangeven welke diensten u zoekt van een externe firma. Deze omvang van de dienstverlening is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van de RFP, omdat de reagerende bedrijven er alles aan doen om voorstellen te ontwikkelen die aan al uw behoeften voldoen. Hoewel u specifieke taken moet opnemen die van cruciaal belang zijn voor het voltooien van het project, moet de lijst met vereiste services vrij algemeen zijn, aangezien elk reagerend bedrijf zijn eigen benadering van het project zal hebben. Door externe bedrijven in staat te stellen hun ideeën en processen gedetailleerd in te vullen, kunt u een beter geïnformeerde beslissing nemen over het beste bedrijf voor de taak.
Begroting
Hoewel sommige bedrijven die RFP's afgeven aarzelen om budgetinformatie op te nemen, als je een strikt budget hebt, voeg je het dan toe aan de RFP. De RFP moet een sectie bevatten waarin bedrijven worden gevraagd om in detail te beschrijven hoe zij van plan zijn om de begroting te gebruiken, evenals een uitsplitsing van hun facturerings- en betalingsvereisten en -procedures. Vermeld ook informatie over het type contract dat u verleent en de duur van het contract.
kwalificaties
Wanneer u een extern bedrijf kiest om met uw bedrijf te werken, wilt u het beste, meest gekwalificeerde bedrijf dat u zich kunt veroorloven. De RFP moet een sectie bevatten waarin de reagerende bedrijven hun kwalificaties voor de taak kunnen specificeren. Als u op zoek bent naar specifieke ervaring, vraag dan respondenten om hun vaardigheden en ervaring op dat gebied te beschrijven. Vraag bovendien referenties aan, zowel voor het bedrijf als geheel als voor de individuele teamleden.
Evaluatie en indiening
RFP's moeten een uitsplitsing van de evaluatiecriteria en aanwijzingen voor het indienen van het voorstel bevatten. Wees duidelijk en specifiek, met vermelding van de datum en het tijdstip van de deadline, evenals een specifiek adres waar u voorstellen zult ontvangen. Als er omstandigheden zijn die zouden leiden tot onmiddellijke diskwalificatie, voeg die dan ook toe.
