Een bedrijf neemt op door een formatiedocument in te dienen volgens de staatswet, meestal met het kantoor van de minister van Buitenlandse Zaken waar het bedrijf zich wil vestigen. Dit formatiedocument wordt in de meeste staten de statuten genoemd, maar staat ook bekend als een certificaat van oprichting of charter in bepaalde staten met een geschiedenis van het gebruik van verschillende terminologie. Het bedrijf wordt geacht te zijn geïncorporeerd vanaf het moment dat het staatsbureau de aanvraag aanvaardt en het zegel of de stempel van de staat op het document aanbrengt, waardoor de autoriteit wordt verleend om in de staat te opereren. Het kenmerk van de staat op de statuten is het officiële bewijs van oprichting, met vermelding van de exacte datum waarop de staat de aanvraag heeft aanvaard en de onderneming is ontstaan als een erkende entiteit.De staat houdt het archief bij van de aangiften en verstrekt op verzoek gewaarmerkte kopieën en certificaten om het publiek ervan te verzekeren dat het bedrijf bij de staat is geregistreerd en een goede reputatie heeft.
Ontvangstbewijs
Bij het indienen van statuten van de staat, zal het bedrijf een indieningbewijs per post ontvangen. Tenzij het bedrijf een gecertificeerde kopie van de artikelen bestelt (en betaalt) op het moment dat het papierwerk wordt ingediend, kan het ontvangstbewijs het enige item zijn dat door de staat wordt geretourneerd om te controleren of de aanvraag is geaccepteerd. Dit bewijs van inschrijving moet bij de bedrijfsdossiers van een bedrijf worden bewaard. In veel gevallen is het zwaaien met de originele indieningbon samen met een eenvoudige (niet-gecertificeerde) kopie van de statuten voldoende bewijs van incorporatie, waardoor de noodzaak om te betalen voor gecertificeerde exemplaren van de artikelen wordt verlicht elke keer dat het bedrijf officiële documentatie moet verstrekken.
Kopie van de statuten
Statuten zijn een openbaar document. Alle staten onderhouden een beelddatabase met documenten en de meeste staten maken deze database beschikbaar via internet. Alle leden van het publiek hebben toegang tot de database en als de functie beschikbaar is, download dan een kopie van de statuten die bij de staat zijn gearchiveerd (anders kan een persoon het staatsbureau bellen om een exemplaar te bestellen).
Deze download heeft de statusmarkering en een voorblad dat de datum aangeeft waarop de onderneming is geregistreerd, maar het zal alleen een kopie zijn. Deze versie, samen met de indieningbon, kan worden beschouwd als voldoende bewijs van integratie om een bankrekening te openen, maar zou waarschijnlijk niet voldoende zijn om te voldoen aan de due diligence-vereisten voor een kredietaanvraag. De beste oplossing is om ten minste één gecertificeerd exemplaar van de statuten te hebben in het bedrijfsboek.
Een verzoek om een gewaarmerkt afschrift wordt gemakkelijk gemaakt op het moment van indiening met de betaling van een extra vergoeding en resulteert in de teruggave van het indieningsbewijs en een kopie van de artikelen met een originele staatsstempel of een verzegeld zegel. Een gewaarmerkt exemplaar van de artikelen kan ook op elk moment na het indienen worden verkregen door een schriftelijk verzoek te doen en de vergoeding te betalen.
Certificaat van oprichting
Een paar staten (zoals Missouri, New Mexico en Georgië) geven een zogenaamd 'certificaat van oprichting' af zodra een bedrijf zijn statuten indient. In sommige gevallen is er een vergoeding die wordt beoordeeld op het moment van indienen om het certificaat te produceren. In deze staten, wanneer een bewijs van oprichting wordt gevraagd, is een origineel certificaat van oprichting het enige aanvaardbare bewijs. Als een bedrijf een afgestempeld of gecertificeerd exemplaar van de artikelen heeft maar geen certificaat, zal het bedrijf waarschijnlijk problemen ondervinden. Het bedrijf kan een verzoek van de staat om een duplicaatcertificaat indienen tegen betaling van een vergoeding.
Bewijs van Goede reputatie
Een ander aanvaardbaar bewijs van oprichting dat in de plaats kan komen van een gewaarmerkte kopie van de artikelen is een bewijs van goede reputatie. Dit is een document dat is uitgegeven door de staat en dat verifieert dat een bedrijf zich vanaf een bepaalde datum bij de staat heeft geregistreerd en momenteel actief en up-to-date is over alle vereiste statusaanvragen. Dit certificaat wordt ook verzegeld geplaatst. Het kan op elk moment worden besteld bij de staat, meestal tegen betaling van een vergoeding.
Zaken doen
De overheid controleert de oprichting en is de enige entiteit die definitief kan vaststellen wanneer een bedrijf zich bij de staat registreert en of het op dit moment gemachtigd is om zaken te doen. De statuten hoeven echter niet te worden bijgewerkt met de meest recente informatie over wie de controle heeft over de onderneming en of deze volgens plan werkt. Vaak wordt, wanneer een bewijs van oprichting wordt gevraagd, de betekenis uitgebreid met het verstrekken van bewijs van eigendom, bewijs van gebruik, bewijs van adres of bewijs van geautoriseerde ondertekenaar.
Dus hoewel gecertificeerde artikelen of een certificaat van goede reputatie een technisch bewijs van integratie zijn, kan een bedrijf worden gevraagd om ook een kopie van zijn statuten, notulen van bestuursvergaderingen, een beslissing van een corporate resolution granting authority om een specifieke actie of een energierekening te maken aan vast te stellen adres, of andere dingen die zijn autoriteit en intentie om zaken te doen in de staat te verifiëren.
