Buy-In vestigen
Het projectportfolioproces is een methode die het uitvoerpotentieel van alle projecten die door uw organisatie op een bepaald moment zijn ondernomen, kan maximaliseren, met beperkte beperkte middelen. Voordat u aan uw projectportfoliobeheer begint, moet u een omgeving van begrip en samenwerking tot stand brengen tussen de belangrijkste besluitvormers in uw organisatie. Het projectportfolioproces kan het beëindigen van lopende projecten omvatten die mogelijk succesvol zijn en tijdig in het voordeel van projecten die een grotere economische of strategische impact hebben op uw activiteiten. Het is belangrijk dat managers dit concept begrijpen om gevoelens van wrevel te vermijden wanneer dit gebeurt. Een teamgerichte houding ten opzichte van projectselectie bevorderen in plaats van kleine groepen werknemers met specifieke projecten te identificeren. Dit voorkomt dat er afkeuringsgevoelens ontstaan in projectteams die opnieuw worden toegewezen of worden opgesplitst tussen nieuwe projecten.
Prioriteren
Tijdens het projectportfoliobeheerproces wijst u middelen toe, waaronder tijd, geld, productiviteit van medewerkers en technologie, aan projecten die het meest bijdragen aan de winstgevendheid van uw bedrijf. Voordat u specifieke projecten overweegt, moet u een lijst met prioriteiten opstellen om deze te beoordelen. Houd uw prioriteitenlijst voortdurend in de gaten en pas deze aan aan veranderende strategische doelen en zich ontwikkelende zakelijke klimaten. Items waarmee u prioriteit kunt geven aan uw projecten, kunnen kosten, bijdrage aan de omzet, marketingimpact, tijdsbestekken en het behalen van specifieke doelen omvatten.
Bepaal capaciteit en vraag
Alle organisaties worden geconfronteerd met het probleem van het gebruik van beperkte middelen op de meest effectieve manier. Verzamel informatie over uw resourcecapaciteit en de resourcevereisten van elk project voordat u uw prioriteitenlijst gebruikt om te bepalen welke projecten u moet ondernemen. De totale resourcevraag van alle gekozen projecten kan de resourcecapaciteit van uw bedrijf niet overschrijden. Als uw bedrijf bijvoorbeeld tien computers en twintig werknemers beschikbaar heeft voor projectwerk, kunt u geen portefeuille met projecten kiezen waarvoor 21 werknemers en elf computers nodig zijn. Budgetbeperkingen zijn ook een grote factor bij het bepalen van de optimale projectmix.
Optimaliseer de projectportfolio
Gewapend met uw prioriteitenlijst en informatie met betrekking tot resourcecapaciteit en de resourcevereisten van individuele projecten, bent u nu klaar om een aantal projecten te kiezen die u gaat ondernemen en die de strategische relevantie voor uw bedrijf maximaliseren. Houd er rekening mee dat projecten die niet in eerste instantie zijn geselecteerd, niet noodzakelijk worden geëlimineerd; minder prioritaire projecten kunnen worden ondernomen wanneer middelen worden vrijgemaakt door de voltooiing van projecten met een hogere prioriteit.
Er zijn verschillende softwarepakketten om u te helpen bij het proces van de projectportfolio, maar voor eenvoudigere projectportfolio's kan een beslissingsboom worden gebruikt om alle mogelijkheden met betrekking tot de combinatie van gekozen projecten uiteen te zetten. Volg de link aan het einde van dit artikel voor een voorbeeld van een projectbeslisboom.
Vermeld eerst elk project, samen met de totale kosten en vereisten voor werknemers, technologie en andere bronnen. Behaal vervolgens de projecten die het hoogst scoren op basis van uw projectprioriteiten en selecteer vervolgens een portfolio met projecten om te ondergaan. Onthoud dat de totale resourcevereisten van alle gekozen projecten minder moeten zijn dan uw totale resourcecapaciteit. Naarmate nieuwe potentiële projecten in uw organisatie worden geïntroduceerd en de lopende projecten worden voltooid, kunt u het projectportfolioproces opnieuw bekijken om te beslissen welke nieuwe projecten de nieuw beschikbare bronnen verdienen op basis van uw bijgewerkte prioriteitenlijst en resourcecapaciteiten.
