Het is niet ongebruikelijk dat bedrijfseigenaren en serviceproviders klanten onderbelichten. Als u bijvoorbeeld een webdesigner bent en het project waaraan u werkt meer tijd en moeite kost dan u dacht, wilt u misschien meer in rekening brengen. In dit geval is het verstandig om een debetnota of een debetnota aan uw cliënt te geven. Dit document wordt op grote schaal gebruikt in alle sectoren voor incrementele facturering, banktransacties en meer.
Tips
-
Een debetnota of een debetnota is een formulier dat is uitgegeven door verkopers om klanten op de hoogte te stellen dat ze niet zijn gefactureerd of voldoende in rekening zijn gebracht. Het heeft de taak om het verschuldigde saldo op een bepaalde factuur te beheren en fouten in de facturering te corrigeren.
Wat is een debet memorandum?
Stel dat u een digitaal marketingbureau bezit en dat een van uw klanten extra services aanvraagt na het plaatsen van een bestelling.U kunt een debetnota of een nieuwe factuur voor deze services uitgeven. Als u de eerste optie kiest, moet u de debetnota opnemen op het maandelijkse overzicht van openstaande debiteuren.
Banken geven debetmemo's uit om klanten op de hoogte te stellen van kosten voor leningbetalingen, rente, geweigerde cheque-vergoedingen, DDA-afschrijvingen en kredietkosten enzovoort. Dit document kan ook worden gebruikt voor het in rekening brengen van een provisie of voor het compenseren van een tegoed dat nog resteert in een klantaccount. Zie het als een informele factuur.
Debet- versus creditnota's
Als eigenaar van een bedrijf is het belangrijk dat u het verschil begrijpt tussen debet- en creditnota's. Dit laatste wordt gebruikt om het bedrag te verminderen dat een koper verschuldigd is aan de verkoper. Kopers registreren deze vermindering in hun crediteurensaldo, terwijl leveranciers deze opnemen in hun debiteurensaldo.
Over het algemeen geven bedrijven een creditnota uit wanneer de kosten die aan een klant in rekening worden gebracht te hoog zijn. Een fabriek kan bijvoorbeeld een factuur van $ 2000 uitgeven voor 200 stuks goederen, waarbij elke eenheid $ 10 kost. De koper deelt de fabriek mee dat vijf eenheden defect zijn. In dit geval kan de fabriek een creditnota van $ 50 uitgeven en de transactie in haar debiteurenregistratie registreren.
Het bedrag dat is opgegeven in de creditnota kan worden terugbetaald aan de koper of worden toegepast op een aankoop. Net als bij een debetnota is dit document meestal een eerdere factuur. Beide documenten hebben de functie om factuurfouten en factuurfouten te corrigeren.
Een debetnota maken
Een debetnota is relatief eenvoudig te maken. Bepaal eerst hoeveel geld uw klant te danken heeft. Kies vervolgens een formaat, zoals een betalingsbewijs of een geschreven brief. Neem de volgende informatie op in de debetnota:
- Naam en zakelijke informatie van de klant
- Uw bedrijfsnaam en contactgegevens
- Het belastingregistratienummer van uw bedrijf
- Klantreferentienummer (optioneel)
- Factuurnummer en datum
- Korte beschrijving van de gekochte goederen of diensten
- Bedrag verschuldigd door de koper
- Betalingsvoorwaarden, inclusief eventuele late vergoedingen die van toepassing zijn
Vermeld de reden waarom u een debetnota uitgaf. Beschrijf wat verschuldigd is en waarom. Gebruik een professionele toon. Als de debetnota gerelateerd is aan een vorige factuur, vermeld dan het nummer in uw notitie. Afhankelijk van uw voorkeuren kunt u een spreadsheetprogramma, een tekstverwerker, factureringssoftware of debetnotitiesjablonen gebruiken. Veel websites, zoals Smartsheet, Template.net en Biztree, bieden gratis sjablonen die kunnen worden aangepast aan uw behoeften. Het enige dat u hoeft te doen, is het formulier invullen, downloaden en afdrukken.
Als u klaar bent, verzendt u de debetnota naar uw klanten. Als ze niet op tijd betalen, maakt en verzendt u een nieuwe debetnota. Overweeg het gebruik van een softwareprogramma zoals QuickBooks om nauwkeurige gegevens bij te houden over uw debet- en creditnota's, facturen en andere financiële documenten.
