Vertrouwen is belangrijk in het bedrijfsleven, maar eigenaren van slimme bedrijven leven vaak volgens het oude Russische gezegde: "Vertrouwen, maar verifiëren." Als uw levensonderhoud afhankelijk is van een bepaald document dat u per post verzendt, zou u dan niet gemakkelijker ademen als u zeker wist wanneer de envelop op zijn bestemming aankwam? Het postkantoor van de Verenigde Staten biedt precies zo'n service. Met gecertificeerde e-mail tracking, kunt u uw brief of pakket online volgen om te zien wat het maakt en wanneer het in de handen van de juiste persoon is.
Wat is Certified Mail?
De USPS biedt een speciale service voor het volgen van brieven en pakketten die bekend staan als Certified Mail. Het volgt uw post naar de uiteindelijke bestemming en levert het bewijs van levering in de juiste handen. Met behulp van speciale codes en elektronische volgtechnologie, zal de USPS u precies informeren wanneer uw mailing werd afgeleverd of wanneer een levering werd geprobeerd maar mislukt. U kunt ook kiezen voor aanvullende services zoals Return Receipt waarbij de ontvanger moet tekenen voor de mailing en u een kopie van de ondertekende ontvangstbevestiging zal bezorgen.
Waarom gecertificeerde e-mail gebruiken?
Voor de meeste gevallen van gemiddelde zakelijke post is gecertificeerde post een onnodige uitgave. Het postkantoor bezorgt je gewone post zoals beloofd, bijna elke keer. Wanneer bepaalde omstandigheden zich voordoen, is het echter belangrijk dat u de extra bescherming krijgt die Certified Mail biedt.
- Omgaan met factureringsgeschillen.
- Schrijven over juridische zaken.
- Verzending van dure merchandise.
- Producten leveren aan P.O. dozen.
Profiteer van Certified Mail Tracking
Als u iets via Certified Mail wilt verzenden, hebt u twee opties. Alle pakketten en brieven kunnen rechtstreeks vanuit elk USPS-kantoor worden verstuurd. Er zijn ook opties om een gecertificeerde brief online te verzenden, met behulp van een van de vele verschillende diensten.
Als u de traditionele route wilt volgen, gaat u naar uw lokale postkantoor en krijgt u het Certified Mail-formulier 3800, met een sticker met een streepjescode en een trackingnummer. Met dit formulier kunt u uw mailing volgen via het postkantoor. Vul het formulier volledig in, inclusief de naam en het adres van de ontvanger. Verwijder de achterkant van de sticker en plaats deze op de bovenkant van de verpakking of envelop. Neem de mailing naar het postkantoor, betaal de juiste vergoeding en overhandig uw mailing.
Als u alleen een brief verzendt, kunt u deze digitaal bezorgen. Een snelle Google-zoekopdracht toont u een groot aantal aanmeldingen voor een van de vele online bedrijven die Certified Mail-bezorging aanbieden. Schrijf je brief op je computer, print hem uit en onderteken hem. Scan uw brief en upload deze naar uw e-mailservicewebsite. De service stuurt een gedrukt exemplaar naar uw ontvanger.
Certified Letter Tracking gebruiken
Ongeacht hoe u uw Certified Mail hebt verzonden, u hebt altijd een kwitantie die een lang trackingnummer bevat.Elk trackingnummer is uniek en zal slechts één keer worden gebruikt.
Als u wilt weten waar uw brief of pakket zich bevindt, heeft u veel opties. U kunt de USPS-website of een van de vele andere e-maildiensten gebruiken, waarmee u uw Certified Mail-items kunt volgen. Ga naar uw gewenste website en ga naar de traceerpagina Certified Mail. Voer het exacte trackingnummer in het aangewezen vak in, zorg ervoor dat u alle cijfers krijgt. Knippen en plakken zijn een betere manier om het nummer te kopiëren dan te proberen het te typen.
Nadat u het juiste volgnummer hebt ingevoerd, klikt u op de knop voor volgen. U ziet een gedetailleerde lijst met alle bestemmingen die uw brief of pakket heeft bezocht. Het is waarschijnlijk dat de mailing stopt op meerdere postkantoren vóór de eindbestemming en mogelijk een aantal schijnbaar onlogische uitstapjes maakt, maar u kunt wel volgen waar deze naartoe gaat. Wanneer uw brief of pakket zijn bestemming heeft bereikt, kunt u deze op de site bekijken.
Als u een beetje extra gemoedsrust nodig hebt, meldt u zich aan voor Informed Delivery op de USPS-website. Met deze gratis service ontvangt u elke keer dat uw pakket wordt verplaatst een e-mail of sms-bericht en een laatste bericht om te controleren of het is aangekomen op de bestemming.
