Liefdadigheidsorganisaties, groot en klein, profiteren van het vragen aan supporters om met een doel te feesten. Het organiseren van een fundraiser voor een cocktailparty vergroot het bewustzijn en verhoogt tegelijkertijd geld. Van een kleine kassa-evenement tot het gala van het jaar, plan uw fondsenwervende partij voor succes.
Naar thema of niet naar thema
Liefdadige cocktailevenementen zijn er in alle soorten en maten. Werk samen met uw personeel en vrijwilligers om een duidelijke visie uit te spoelen voor wat u gaat worden. Thema-evenementen kunnen zo simpel zijn als black-tie of zo complex als een maskeradebal. Bar-gebaseerde fondsenwervers kunnen wijnproeverijen, biermonsters, champagnetoosts of bas-bashes omvatten. Een vakantiecocktailfeest kan een black-tie zijn met kerstmutsen. Een gala met een zomerthema kan een theekransje-concept van de Mad Hatter bevatten. Uw concept bepaalt welk soort eten, drinken en entertainment u wilt aanbieden, zodat u kunt identificeren welke sponsors u wilt volgen.
Vragen om donaties
Het hart van fondsenwerving is de vraag. Afhankelijk van je type fondsenwervende cocktailparty, wil je om donaties vragen voor eten, drinken, entertainment en reclame. Als je bier en wijn wilt drinken, vraag dan lokale brouwerijen en wijnmakers om mee te doen aan het evenement door er monsters in te serveren. Neem contact op met muzikanten over het geven van uitvoeringen. Lokale restaurants zullen soms monsters nemen tijdens een cocktailevenement als deeldonatie, deels marketing voor hun bedrijf. Benader media en websites om te zien of ze zouden overwegen een merksponsor van het evenement te zijn in ruil voor het publiceren ervan. Afhankelijk van de alcoholwetgeving in jouw gebied, hebben drankendistributeurs soms promoties waardoor ze ook kunnen doneren. Vraag iedereen en vraag groot. Als u bent afgewezen, bedank de potentiële donor dan voor zijn tijd en ga verder met de volgende potentiële donor.
Een locatie boeken
Als uw organisatie of liefdadigheidsinstelling niet over voldoende ruimte beschikt om een cocktailevenement te houden, moet u een locatie zoeken. Maak een lijst met uw ideale plaatsen en vraag hen of ze u kunnen ontvangen. Vraag hen om een gift of een verlaagd tarief. Unieke locaties zoals een botanische tuin, een rondvaartboot of een gemeenschapstheater dragen bij aan de ontwikkeling van uw evenement omdat ze een eigen gelijkspel bieden. Restaurants en nachtclubs hebben mogelijk privékamers tot uw beschikking. Veel hotels hebben nog steeds balzalen. Maar wees voorzichtig om een locatie te kiezen die de juiste maat heeft voor het aantal mensen dat u redelijkerwijs verwacht te entertainen.
Budgettering en prijszetting
Nu je goederen en diensten hebt gedoneerd, kun je bepalen hoeveel je moet uitgeven aan extra eten, drinken, decor en reclame. Zodra u een duidelijk idee hebt hoeveel het gaat kosten voor eten, drinken, locatie en entertainment, bepaalt u hoeveel u uitgeeft aan decoraties en reclame, inclusief afdrukkosten. Deel het totaal van al deze door het aantal tickets dat u zeker weet dat u kunt verkopen. Het resulterende aantal is uw kostprijs per aanwezige persoon. Als je tickets verkoopt, wil je erover nadenken om dat aantal te verdubbelen om een ticketprijs te bepalen. Als u alleen een contante balk gebruikt, kan dit aantal uw gemiddelde drankkosten zijn. Factor in het bedrag dat u hoopt op te halen, trim uw budget overal waar u kunt en focus op het uitverkopen van uw evenement.
Kaarten voor marketing en verkoop
Als u tickets verkoopt, vraag dan uw personeel, vrijwilligers en sponsors om alle tickets te verkopen voor het evenement. Profiteer van elke gratis communityagenda-optie online en in print in uw hele gemeenschap. Neem contact op met media en websites in uw stad en vraag hen uw fondsenwerver te vermelden. Geef gratis tickets uit als promotie. Zet vliegers neer en adverteer zoveel als je kunt als het je budget is.
